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「社員懇親会」で社内コミュニケーションを活性化!盛り上げるための事前準備&当日進行の流れ

健康経営ノウハウブログ編集部
2018/10/13 15:00:00

日本能率協会の調査結果報告書によると、懇親会を実施することで、仕事の生産性が上がると回答している企業が9割となっています。懇親会を行うことにより、社内コミュニケーションの活性化に繋がり、業務を円滑に進めていくことができるのです。懇親会を開催する企業は増えていくでしょう。

 

懇親会の準備は、企画立案や会場選び、参加者への連絡など想像以上に大変です。社内の業務の一環として懇親会は開催されます。準備に抜け落ちがあると大変なことになるのです。ここでは、懇親会の流れと押さえておきたいポイントを解説していきます。ポイントを押さえることで、懇親会で失敗する可能性を小さくすることができます。

ここでは、懇親会で盛り上がるイベントも複数紹介をしています。懇親会中に行うイベントが思い浮かべることができない幹事の方は、参考にしてみてください。懇親会の流れやポイントを理解して、参加者に満足してもらえる懇親会を開催しましょう。

 

懇親会を実施する意味を理解する

社内の懇親会を積極的に行う企業が増加しています。日本能率協会の調査結果によると「懇親会を実施することで仕事の生産性が上がる」と回答した企業の割合は94%と結果が出ています。社内懇親会が開催される場合、その費用を会社が一部負担、全額負担する場合が多いです。会社が積極的に懇親会を実施する理由を見ていきましょう。

 

懇親会の職場にもたらす効果

懇親会を実施することにより、さまざまな効果が見込めます。ここでは、懇親会の主に期待できる効果を紹介していきます。

社内コミュニケーションの活性化

話す機会が少ない他部署とコミュニケーションを取ることで、情報共有や意識共有をすることができます。懇親会を開催することにより仲を深めることができます。お互いを知る機会が設けられ、業務中にも気軽にコミュニケーションがとれるようになります。社員同士の会話が増えることによって業務が円滑になり、生産性を高めることができます。

 

モチベーションの向上を促す

懇親会内では、業績達成祝いなどが開催される場合もあります。チームで目標達成したことを祝福し合う場を設けることにより、社員のモチベーションが上がります。従業員自身の目標も達成するという心意気を芽生えさせることができるのです。

 

業務の円滑化をはかる

普段知ることのできない他部署の仕事内容など、情報共有や意識共有をすることにより、事業展開などに注目でき、視野を広げることができます。懇親会を開催することにより、社内全体を把握することができ、業務の円滑化がはかれます。

 

新メンバーとの親睦を深めることができる

内定者や新入社員がいる場合は、懇親会を実施することで親睦を深めることができます。慣れない環境は誰もが緊張をするものです。懇親会は、お互いの距離を縮める効果があります。入社後の緊張感を和らげる効果を見込めます。また、懇親会が開催されることにより「企業で活躍していきたい」と内定者や新入社員のモチベーションを上げる効果をもたらします。

 

気分転換、リフレッシュする

懇親会は、仕事の息抜きの役割をします。会社が費用を一部負担、または全額負担してくれるケースが多いです。従業員に対する感謝の気持ちを込めて、会社側が懇親会を開催するがあるのです。仕事のことを忘れて、懇親会を楽しみ気分転換することによって英気を養うことができます。

 

社内評価をする機会を設ける

懇親会は、社内コミュニケーションの活性化をはかるために実施されます。しかし、懇親会も社内業務の一環として開催されているのです。懇親会を開催するにあたっての準備段階の手際の良さや懇親会での気配りにより社内評価を上げることができます。

 

リモートワーカーなど外部の人との関係を構築する

近頃は、リモートワーカーなど業務を外部委託している企業が増えています。接点のない外部の方とコミュニケーションを積極的にはかり、情報共有や意識共有を行うことで、業務を円滑に進めていくことができます。

 

従業員を労う

福利厚生が充実をしている会社は、従業員の満足度が高いという調査結果が出ています。懇親会を会社の全額負担で実施する企業も多く存在しています。日頃、会社のために働いてくれる従業員を労うことによって、従業員の満足度を高めていくことができます。 business_82

懇親会の準備の流れ

懇親会の準備は、企画や連絡、会場の選定などやるべきことは、非常に多くて想像以上に大変です。準備の流れを把握しておくことで、スムースな段取りを行うことができます。ここでは、懇親会の流れとポイントを紹介します。

 

懇親会の日程は早めに決める

会社の従業員には各自の予定があります。突然、懇親会が開催される旨の知らせが届いても、都合を合わすことができない従業員もいます。だから、余裕を持ち、懇親会が開催される日程の1ヶ月前には開催日時の連絡を入れることが求められます。また、懇親会が開催される日程を忘れられないように、2回以上はリマインドをすることが大切です。懇親会の数週間前と2日前にリマインドをしましょう。さらに、次の3つのポイントに気を付けて連絡をするとよいでしょう。

 

懇親会の参加人数で連絡方法は変わる

懇親会に参加する従業員数によって、日程連絡方法を変えることが大きなポイントになります。従業員数20名以下の場合は、多くの従業員が参加できる日程であることが重要です。各自の都合を聞いて、予定を調整する必要があります。従業員20名以上の場合は、各自の都合を聞き調整するのは難しいので、開催日時を決めて伝えます。

 

重要人物の都合を最優先すること

社長、役員、上司、キーパーソンになる人の予定は必ず押さえておきしょう。重要人物が参加できる日時を最優先して懇親会の日程を調整するのが大切です。懇親会は、会社の業務の一環なので平日の夜に開催しましょう。家族と過ごす休日を潰してまで、懇親会に出席しなくてはいけないとなると、会社に対して不満を持つ従業員が出てしまいます。

 

参加の可否には、締切日を設定すること

懇親会の日程調整の連絡では、参加の可否の返事の締切日を設けましょう。理想は開催日の3週間前には可否の連絡をもらうことです。また、参加者の中には、急遽参加することができなくなり参加の可否の変更を依頼してくる人も出てきます。

変更可能な最終日時も伝えておくことが大切です。最終日時は、会場側の料理の準備もあるので、開催日時の1週間前と決めておきましょう。また、懇親会の参加費用がかかる場合は、懇親会の参加者に対して集金を事前にすませておくとスマートです。

 

同期や先輩に手伝いをお願いする

懇親会の幹事として手配することは想像以上に多いです。参加者の心に残り、社内活性化に繋がる懇親会の実施には入念な下準備が必要です。しかし、懇親会について考えるだけではなく、通常業務を行わなければいけません。1人で準備をすることは大変なので、先輩や同期に手伝いをお願いしてみることがおすすめです。

 

担当の割り振り方のポイント

参加者に楽しんでもらえる企画を考える担当者、会場の下見や備品手配を行う会場準備の担当者、各従業員に連絡を行う担当者というように、ある程度手分けをして行うと効率を上げることができます。各自が責任を持って担当を担うことで、1人当たりの負担を減らすことができます。幹事の仕事の他にも通常業務もあるので、多くの人を巻き込んで負担を減らすことが大切です。

 

手伝いを依頼することで会社の評価に繋がる

懇親会の準備に積極的に携わることで、会社の評価に繋げることができます。また、先輩や同期に準備の協力を仰ぐことによって、チームを形成する力があると評価されます。だから、1人で抱え込まずに懇親会の準備は、周囲の人の協力を仰ぐようにしましょう。

 

会場の手配は1か月前にすまそう

懇親会が開催されることが決まったら、会場手配を行います。実施するイベントによっては、音響設備などが必要になります。また、参加人数によって必要な広さは異なってきます。それらを会場に足を運んで確かめる必要があります。だから、会場の決定は1か月前までに確定することが重要です。

 

早めに手配をしておく理由とは

会場により、借りることができる備品が異なります。懇親会で行われる企画にもよりますが、映像や音響などの演出、更衣室などの付帯設備が必要な場合もあります。また、WEBサイトだけでは伝わらない会場の広さや綺麗さを、実際に見学に行き確かめることが大切です。確認事項が多くあるので、会場の手配は1か月前にすませましょう。また、会場を予約する際に次の5つを会場側のスタッフに聞いておくことが重要です。

 

会場のスタッフに聞いておくべきポイント

  1. 参加人数の変更の連絡はいつまで対応してもらえるのか
  2. キャンセルが発生した場合は、キャンセル料はいくらかかるのか
  3. プロジェクターや音響設備は用意されているのか
  4. 備品などの持ち込みは可能なのか
  5. 着替える部屋など利用できる別室はあるのか

 

会場選びのポイント

懇親会の目的や開催されるイベント内容によって、会場選びを行います。主な会場場所としては、居酒屋、スポーツバー、ホテルや結婚式場があります。

1.居酒屋

居酒屋は、個室が完備されている店から大人数の貸し切りに対応をしている店まで、幅広いものがあります。価格がお手頃ですが、大きなイベントを開催したい場合、映像や音響設備が用意されていないので注意が必要です。中には結婚式の二次会として利用されている居酒屋もあり、音響やプロジェクターなどの設備が整っている場合があります。

 

2. スポーツバー

スポーツバーも懇親会に利用されることがあります。スポーツ好きな従業員が多い場合は十分に盛り上がることができるでしょう。注意点としては、スポーツバーは会場の貸し切りはできないことが多いです。ほとんどのケースで他の客も会場にいます。基本的には騒がしい場所なので、社員との会話を楽しみたいと思う場合には向きません。騒がしい場所が苦手な従業員もいるので、考慮しながら会場選びをしていくことが大切です

 

3.ホテルや結婚式場

ホテルや結婚式場は、50名以上の従業員がいる企業の懇親会におすすめです。ホテルや結婚式場は、土日は披露宴が行われています。しかし、平日は空き状態となっていることが多いです。各ホテルや結婚式場では、宴会プランなどが用意されている場合もあり、リーズナブルな価格で会場を利用することができます。

他の会場と比較をすると、料金は割高になってしまいますが、イベント慣れをしているスタッフが在籍しているので安心です。また、映像や音響設備も用意されており、着替え室などの付帯設備がついています。イベントを実施する際に役立つものが揃っているのが、最大のメリットです。 business_84

上司や関係者に挨拶を依頼する 

懇親会には、乾杯の挨拶と締めの挨拶があります。通常、社長や上司が挨拶をすることが多いですが、幹事担当者が社長や上司に挨拶の依頼を忘れてしまうこともあります。挨拶依頼は、とても忘れやすい重要な下準備になります。

 

挨拶依頼の重要性を考える

社長や上司、関係者に乾杯の挨拶と締めの挨拶を事前に依頼することは、非常に重要です。挨拶をすることが事前に分かっていれば、何を話すか考えることができます。準備期間があることで、素晴らしい挨拶を行うことができます。

社長の場合は、常に忙しくしていることが多いです。だからこそ、事前依頼が必要なのです。また、挨拶依頼をすることにより、準備に抜かりがないと評価されることがあります。

 

現地の確認に行ってみよう

懇親会の会場を決定したら、現地に足を運んで確認をすることが大切です。多くの会場では、忙しい時間帯を避ければ、見学をさせてもらうことができます。サイトだけでは分からないことも沢山あります。「写真で見るよりも狭い会場だった」「意外に古い会場だった」などの失敗例もあります。だから、懇親会の会場を確定したら、必ず下見に足を運びましょう。

 

事前に目的に沿った企画を立てる

会社が費用を負担して開催する懇親会には目的があります。目的に沿った企画を立てることが必要です。参加人数により企画の立て方が異なります。ここでは、懇親会の企画を立てる流れとポイントを紹介します。

 

懇親会の目的を再確認する

社内のコミュニケーションの円滑化や新入社員との親睦、モチベーションの向上など、開催される目的はそれぞれです。企画を立てる前には、親睦会の目的を再確認することが必要です。目的に沿った企画を立てることで、有意義な親睦会になります。

 

参加人数に合わせた企画を考える

20人以下が参加をする懇親会では、大がかりなことをする必要はありません。アットホームな雰囲気を大切にして、親睦を深める目的を果たすことが重要です。20名以下が参加する懇親会では、業績達成祝を行うことで、社員の士気を高めることができます。20人以下が参加する懇親会でおすすめの企画を紹介します。

■ 20人以下のおすすめ企画

1. こんなことを話そうカード

感動した映画作品やマイブームなどのお題が書かれたカードを用意して、お題に沿って、全員で話し合いを行います。日頃、話す機会のない方を深く知る機会になり、チームワークを深めることができます。

 

2. 誕生日祝い

とてもありきたりな企画ですが、懇親会が開催される月に誕生日を迎える従業員がいる場合は、お店に頼んでケーキを用意しておくと良いです。会社が従業員を大切にしている姿勢を伝えることができ、社員の絆も深めることができます。特に、懇親会が開催される日の前後に、誕生日を迎える人がいる場合は盛り上がります。

 

3. 業績の達成祝いと記念撮影

期末や月末締め後に懇親会が行われ、チーム目標を達成している場合に有効な企画です。記念撮影を行う場合は、事前に会場のスタッフの方に協力を仰いでおくとスムースに進めることができます。チームの目標達成を大勢がいる前で正当に評価をすることによって、社員の士気を高めることができます。また、一生懸命努力をして成果を収めることができたと心に残る想い出を作ることができます。

 

4. 風船時限爆弾でクイズ山手線

風船時限爆弾を用意する必要がありますが、少人数の懇親会で盛り上げるゲームです。カウントダウンを始める風船爆弾を回していきながら、クイズやしりとりを行います。誰もが楽しめるゲームの代表格です。しかし、風船が破裂をしてしまった場合は周囲の人を驚かせてしまう恐れがあるので、広い会場で行いましょう

 

5. ビンゴゲーム

参加人数の規模に関係なく、盛り上がるイベント企画がビンゴゲームです。従業員の日頃の努力を労う目的で企画されることが多いです。ビンゴの本体は通販サイトで安価に購入することができます。豪華景品を用意することによって、盛大に盛り上がることができます

 

20人以上が参加をする大規模の懇親会を開催する場合は、一部の人だけが参加をし、温度差が生まれないように配慮をすることが大切です。全員で楽しめる企画を準備しましょう。大勢参加する懇親会では、企画が大事になっていきます。ここでは、企画の成功事例を紹介していきます。

■20人以上のおすすめ企画

1. 誰が一番か当てるゲーム

大規模な会場で行う場合、最も盛り上がる企画です。とても賑わうので、会場側に迷惑がかからないように配慮する必要が出てきます。貸し切り会場で開催するようにしましょう。誰が一番か当てるゲームの方法を紹介していきます。

  • 選手を4名から5名指名をして、前に出てきてもらう
  • 競争する種目を発表する
  • どの選手が一番になるのかを予想し、賭けてもらう
  • 正解したチームにポイントを付与する

誰が一番か当てるゲームの種目は、早食い競争、モニターと連動する対戦ゲーム、万歩計カウント競争、フラフープ回しがオススメです。

 

2. プロフィールは誰ゲーム

内定者や新入社員との親睦を深めるために行うと盛り上がるゲームです。会社の新たな仲間として歓迎し親睦を深める目的で利用される企画です。複数問実施することにより、趣味や背景を伝えることができ、内定者や新入社員は会社に溶け込みやすくなります。しかし、デリケートな質問は避けるように注意が必要です。

  • 新人メンバーを複数人ピックアップする
  • 事前アンケートをもとに、1名の特徴や趣味を発表していく
  • 複数のチームで、誰のことを指しているのか回答をしてもらう
  • 回答したチームには、ポイントを付与する

 

3. イラスト伝言ゲーム

イラスト伝言ゲームは、スケッチブックとマジックペンがあれば行うことができる気軽なゲームです。会場を広く使える場合は盛り上がります。各チームの代表が司会者からお題を受け取り、何も見ることなくイラストを描いていきます。メンバー同士で絵を描き伝えていき、最終の人が答えるゲームです。メンバーの絵心によって、明らかに題材と違う絵と変貌していき、盛り上げるゲームです。難しい題材は避けることがポイントになります。

 

4. MVP表彰

会社の人事制度の一環として開催される場合が多いです。通期や半期で活躍したメンバーを表彰します。大勢の前で、従業員の活躍を正当に評価していくことで、社員のモチベーションアップに大きな効果をもたらしていきます。日頃の努力や成果を認められることは嬉しいものです。MVP表彰を行う場合は、どこの点が良かったのかなど具体的に評価しているポイントを伝えることが重要になってきます。

 

懇親会当日の進行で注意する点

懇親会の入念な下準備を行えても、当日の進行が失敗をすれば台無しになります。ここでは、懇親会当日の進行で注意すべきポイントを紹介していきます。

 

会場には30分前に到着をしておく

懇親会当日は、通常業務をはやめに切り上げることが大切です。会場には30分前の到着を目指し行動していきます。会場の最終チェック、懇親会の流れの再確認、参加者の到着確認、会場場所への誘導などを行います。また、お世話になる会場のスタッフにも挨拶をすませておきましょう

 

閉会時間10分前には、締めに向かう

懇親会の閉会時間10分前には締めに向かいましょう。いかにスムースに締めを行えるかは大事です。そして、意外にもスムースな締めは難しいものです。締めの挨拶が予想以上に長くなってしまうこともあります。参加者が席に座ったまま話し込んでしまうこともあります。また、急ぎ立ててしまうと成功した懇親会も台無しにしていまいます。

だから、懇親会の閉会10分前には締めの準備に向かいましょう。タイミング良く、閉会をすることで、懇親会の余韻を残すことができます。締めの挨拶後には拍手や一本締めを持ってくるとスマートに終わらすことができます。そのまま、忘れ物がないように呼び掛けて、帰宅してもらうことができます。

 

閉会後は、会場スタッフへの挨拶を行う

懇親会で利用をさせていただいた会場のスタッフに御礼を伝えることは大切です。感謝の気持ちを伝えることで、会社の印象を上げることができます。会場スタッフの方と良好な関係を築いておくことは重要です。良好な関係を保つことで、次回の懇親会で、再び会場を利用する際にスムースな対応をすることができます。

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懇親会企画のポイント!

懇親会の一連の流れは理解できたでしょうか?最後に懇親会の企画のポイントをおさらいします。大まかな要点を掴むことで、懇親会の準備をスムースに行うことができるので、最終確認をしましょう。

 

一緒に幹事をしてくれる人を探し、役割分担を行う

懇親会の下準備は、通常業務と同時進行で行わなければいけません。懇親会は、イベントの企画や会場選定、各従業員への連絡など行うことは山ほどあります。だから、一緒に幹事をしてくれる人を募りましょう。各自に役割分担を与え、それぞれ責任を持って行動をしていくことで、作業が少なく、効率的に懇親会の下準備を行うことができます。

 

適切な会場の選定

懇親会の予算、参加人数、実施されるイベント内容に合わせて、適切な会場を選定することが大切です。懇親会で利用できる会場は多くあります。アクセスの便利さや参加者の好みに合わせて会場を選ぶことが大切です。また、会場選定は懇親会の開催日の1か月前に確定しておくことが重要です。実際に足を運んで会場を見て確かめましょう。余裕を持って、行動をすることでミスがなくなります。

 

懇親会中のイベントの考案

懇親会で行われるイベントを考案する際は、懇親会を開催する目的を再確認しましょう。社内のコミュニケーションを円滑にして内定者や新入社員との親睦を深めるため、社員のモチベーションを上げるため、などの実施理由を理解することが必要です。懇親会には必ず目的があります。それを実現しながら、参加者が楽しめるものを用意しましょう。イベントが思い浮かばない場合は、記事に記載したイベントを参考にしてみてください。

 

二次会を開催するかを考える

懇親会の閉会後に二次会を開催するかも忘れずに考えることが大切です。二次会を開催する場合は、同じ施設内で行えるのか、二次会で使える会場が周辺にあるのかを確認しておきましょう。懇親会では飲酒していることがほとんどです。だから、二次会を開催する場合は、アクセスの良い会場を選定することが重要です。

 

まとめ

懇親会の準備の流れとコツは理解することができたでしょうか?懇親会を開くことによって、社内のコミュニケーションを円滑にすることができ、生産性を高めることができます。懇親会を開催する目的を理解して、懇親会を企画していくことが大切です。

懇親会の準備は、さまざまなことがあり大変ですが、重要なことは1人で抱え込まないことです。先輩や同期に協力を依頼することが大切です。多くの人を巻き込んで幹事チームを形成していきましょう。チームを形成していくことで、全員が平等に楽しめる懇親会になっていきます。

最後に、幹事に指名をされたからといって、張り切る必要はないのです。食事を疎かにしてまで動く必要はありません。会社側も幹事に任命したけれども、懇親会を楽しんでもらいたいと思っているはずです。

今回のポイントを押さえていくことで、懇親会でのミスを防ぐことができます。プレッシャーと思わずに、楽しんで準備をしていきましょう。

 

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