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部下に正確に指示を「伝える」方法と気を付けるべき点

健康経営ノウハウブログ編集部
2018/11/12 9:30:00

上司から部下に指示を出すとき、思うように伝わらなかったことはありませんか。「なぜ、分からないのか。」や、「どうして、何度も指示をしなくてはならないのか。」という悩みを解決するためのヒントをご紹介します。日頃の指示の出し方、部下に対する振る舞いなどを見直し、的確に意図を伝え、主体的に動ける部下を育成していきましょう。ちょっとした心がけひとつで、随分と変化があるものです。

 

部下に「伝える」ために重要なポイント

指示の出し方、伝え方にはいくつかのポイントがあります。以下に6つポイントを示しますので、ぜひ参考にしてください。感情論ではなく、ロジカルに、そして指示を聞く側の部下の気持ちになって考えてみることが重要です。ちょっとした工夫で部下の行動が劇的に変わることでしょう。

 

短く正確に伝える

上司の話を聴く側の立場から考えてみると、「話が長い」という不満を抱いたことはありませんか?大事なことは察するもの、自分で見つけ出すものという考えは古いのです。長々とした説教混じりの指示は、部下の理解力に依存しすぎてしまっています。

上司が確実に部下をコントロールするために、「指示は短く、正確に伝える」ように工夫すべきでしょう。必ず伝えるべきこと(何時までに、どこどこで、誰になど)を意識して、最低限の指示で動けるよう意識しましょう。

これは部下の考える力、自主性を養うという意味でも効果的で、上司がいなくても自発的に行動できる人材育成には、適切なタイミングでの短い指示出しが重要です。

 

【参考】指示用のメモづくり

電話応対メモのように、指示をわかりやすくメモにまとめておくといいでしょう。忙しいときに渡したり、部下が悩んだときにすぐ参照できるような場所に貼り付けておきましょう。言葉で伝えるときにはどうしても長くなりがちな指示も、指示用のメモがあれば、手短に伝えることができます。 business_241

誰にでもわかるようにを心がける

経験の浅い社員にとっては、業界で当たり前に使われている用語が通じないこともしばしば。会話は通じることが重要だと考え、指示を出す際には「わからない表現、言葉」を避けましょう。具体的には略語、カタカナ語、専門用語などは、現場に馴染みのない中途採用者、新規配属された社員には用いないようにしましょう。そうすることで、スムーズに指示を飲み込んでくれます。

また、社内にテキストの用意があるケースや、参考書籍などがある場合は業務上必要な知識を学ぶために渡すと良いでしょう。専門用語などへの理解が不十分でもフラストレーションを感じずに、噛み砕いて説明する意識が重要です。

 

理解しているか都度確認をする

「きっと分かっているだろう」と理解度の確認を一切せずに、指示のみ行うのは得策ではありません。学生時代に確認のテストがあったように、こまめに習熟度や指示の理解を確かめるようにしましょう。

「○○についてなんだけど、もう手配した?」ということだけでなく、「どんな手配をしたの?問題なかった?」と深く質問し、指示どおりの意図を汲んで動けているか確認してください。指示の理解度を確認することで、トラブルの事前回避、部下の成長スピードアップなどにも役立ちます。都度確認するのは面倒、時間も掛かるのですが、一手間掛けることで、その後部下も上司もストレスを感じずに業務にあたれます。

 

指示を書き出し、伝える前に整理を

口頭での指示では、急いでいる際などに指示内容を忘れてしまったり、優先度の伝達が不十分なことがあります。そのため、予め上司側で指示内容を書き出しておくと良いでしょう。

指示内容を事前に整理するメリットは3つあります。

 

  1. 指示内容の優先度がはっきりとするため、期限に関する指示を明確にできる
  2. 口頭での指示が出来なかったときに、メモやメールで指示内容を渡せる
  3. 上司以外の先輩などが指示内容を共有し、必要に応じてサポートできる

 

これらのメリットがあるため、指示は口頭のみで行わずに、伝える前に整理しておくと良いでしょう。指示を出す側にとっても、部下にとっても、指示内容の整理はメリットがあるのです。

 

5W2Hや数値を使い具体的に説明する

5W2Hで整理することはとても重要ですので、以下に示します。

 

5W2Hの構成要素

  • 5W  When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰と)、Why(なぜ)、Why(何を)
  • 2H  How(どうやって)、How much(いくつ必要?)

 

この5W2Hの視点を持って、指示をすることで指示内容が明確になり、指示を出す側でなくても、やるべきことをイメージしやすくなります。特に「Why(なぜ)」という部分には力を入れると、数値の根拠が分かります。単純に数字的な指示をするだけでなく、その理由を一緒に伝えることが数値を用いて伝える際のコツです。

 

仕事の目的や必要性を考えさせる

指示を出す側、出される側で決定的に違う視点としてあるのが、「目的意識、必要性」に対する考え方です。パフォーマンスが高い、成績優秀な社員を除き、この部分の能力が低いケースがあります。

そのため、指示を出す際には「目的、必要性」を理解させる必要があるのです。単純に指示内容を伝えれば良いというわけではありません。指示を出された部下との間で、目的と必要性の共有をすることが重要です。

長期的な視点でプロジェクト、全社的な取り組みの存在や意味を伝えつつ、その上で指示するタスクの意味を噛み砕いて説明しましょう。自らが取り組むタスクの意味を理解させ、大きなプロジェクトの一部であるという使命感、やりがいを与えることも大切です。

そのためには、敢えて「○○についてはどう思う?」や、「この仕事、どういう意味があると思う?、〜ならどう進めたい?」という語り口調も重要です。疑問の投げかけをすることで、部下の成長スピードは随分変化していくものです。 business_242

自分にも非があると考える

ある程度の経験があり、社内での立場がある上司は時として、「自分が正しい、間違っていない」という思考になりがちです。そのような思考でする指示というのは、いかにも上から目線で、反発心ある若手社員、精神論が嫌いな社員などには受け入れられないでしょう。普段指示をする側の皆さんに役立てて欲しい考え方を、いくつかシェアします。

 

完璧な上司などいない

十分なスキルや経験がある上司であっても、必ずしも完璧であるとは限りません。むしろ、時として経験が浅い部下の判断が良いケースもあるのです。

上司というのは、組織内での序列、肩書にすぎず、それは完璧な上司であることとは同義ではないのです。自負は大事ですが、過度なプライドは持ちすぎないことも重要です。完璧だと思わないだけでも、随分と気持ち的にも楽になり指示も受け入れてもらいやすくなります。

口調、振る舞いに思考というのは表れてしまいますので、過度に完璧主義、プライドを持ちすぎることも避けたいですね。

 

ワントップ思考ではなく、チームで取り組む

会社での仕事、特にプロジェクトの遂行は「チームプレイ」だと意識しましょう。もちろん、上司のリーダーシップは大切ですが、一緒に取り組むという意識も忘れずに。上司、部下という立場の違いはあっても、共に取り組む仲間であると考えましょう。その上で、言葉遣い、指示の出し方を工夫すると、今までと受け取られ方も変わってきます。

また、定期的に飲みや食事に誘って、チームのメンバー、部下を可愛がってあげるというのも大切です。実は指示を聞き入れてもらうためには、日頃のコミュニケーションが重要です。

嫌われ者の上司になって権力でねじ伏せるのではなく、周囲の部下から慕われるような存在を目指しましょう。 business_243

命令口調を避ける

「○時までに〜をやれ!」、「これは〜な形でやるように。」というような指示の出し方をしていませんか。部下に思考する余裕を与えない、成長の余地を残さないダメな指示の出し方の典型です。学生だった頃を思い返してみましょう。一方的に教える先生より、「どうしたい?」、「よくできたね。」と寄り添ってくれる先生の方に好感を抱いたのではないでしょうか。

上司と部下は明らかな上下関係があると考えがちですが、先にも述べたように、仕事はチームプレイです。命令調では部下が遠ざかっていってしまいます。

やる気がでるような話し方が分からない方は、周囲の教え上手な社員、同僚を参考に言動を変えると良いでしょう。部下の目線まで落ちてきてくれて、しっかりと噛み砕いた指示は、受け入れてもらえます。

 

「伝えたつもり」にならないように注意

「さっき言ったよね?」、「何度も言ってるだろ?」と部下に対して、厳しく当たってしまっていませんか?上司の指示が部下に伝わらないのは、「伝えたつもり」になっているからという側面もあるのです。以下のチェック項目を意識して、改善しましょう。

 

伝えることが目的にならないように

すでに指示をしたからという理由で、部下を責めてしまっている人は要注意です。あなたにとって、「伝えることが目的」になっていませんか。

部下にとっては分からない指示、不明瞭な部分がある指示は悩みの種です。わかりやすく、丁寧に、そして理解度を確認して指示を出しましょう。伝える先の「理解」を目標にすることが重要です。

 

相手によって伝え方、表現を変えてみる

指示が伝わらない場合、「伝え方」に難ありなケースが多いです。先にも触れましたが、専門用語を多用したりしてるケースは、真っ先に改善したいですね。指示を出す相手のレベル、性格を理解した上で、適切な伝え方や表現を選びましょう。相手が分からないことを責めるのではなく、理解できるように「工夫」してみる事が重要です。

 

【参考】トークが上手な芸人、講師、歌手などを参考に

業務内容を伝えるときに少しだけ、ユニークな表現、カジュアルな口調を用いることも効果的です。何も部下と友達的な付き合いをする必要はありません。プロのトーク術を参考に、どういうアプローチ、たとえ話を使えば伝わりやすいかなどを意識してみると良いでしょう。場合によって、相手が嬉しくなるような話題(好きな食べ物、趣味)をはさみつつ、ムードを良くするのも大事です。

 

指示待ちの部下に上手に指示をする

主体的に動ける部下がいる一方、いくら待っても自分から動けない人がいます。指示待ちをするタイプの部下に対する接し方をまとめました。もしあなたの周りに、指示しないと動けないタイプの部下がいれば動かすために役立ててください。

 

やる気を起こさせるポイントは、心理的距離感

上司と部下は、どうしても立場の違い、年齢の差から「距離感が生じる」ものです。その距離感がいい意味で緊張感となればいいのですが。部下が成長できない、指示を聞けない理由は「上司との心理的距離感」によるものであるケースもあります。そんな場合の距離を縮めるためのアプローチをご紹介します。

 

1.食事に誘う

いきなりディナーだと緊張させてしまう可能性もありますので、まずは複数の部下とランチはいかがでしょうか。仕事中は忙しそうで話せないという部下もいます。ランチの時間を活用してカジュアルな内容から、個人的なことまで部下から話を聞きだし盛り上げていきましょう。

 

2.共通項を探す

配属したての部下には教える機会、指示出しも多くなります。そんなときこそ、部下の話、趣味や身の上話から「共通項を見出す」ようにしましょう。自分のことに関心を抱いてくれる上司、時に相談役になってくれる存在の言葉は、多少耳が痛い内容でも聴き入れるものです。まずは、共通項を見つけて、部下にとって頼られる存在、身近なポジションを狙いましょう。

 

まとめ

部下にとって上司の指示を的確に受け止め、実行することは当たり前のようでいて難しいものです。その障壁となるのが、「上司の伝え方」です。本記事にまとめたような伝え方の工夫、上司の考え方のポイントを役立てて、部下に対して上手な指示を出せるようにしましょう。少しの意識しだいで、あなたの指示が部下に伝わりやすくなります。

また同時に、伝え方以外の「心理的な距離を縮めるアプローチ」なども参考にしていただければ、あなたの言葉はより強く、部下に届くことでしょう。少しの工夫、配慮によって「伝える力」をのばしてください。

 

図2-1

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