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部下に指示が伝わらない、と悩む上司に1on1ミーティングが有効な3つの理由

健康経営ノウハウブログ編集部
2019/06/20 13:12:00

「この仕事、やっておいてね」と言ったつもりが思うようなアウトプットが出てこない。「わからなかったら何でも相談して」と言ったのにも関わらず、締め切り前日に確認すると何も進んでおらず、「どうして相談しなかったんだ!!」という事態に。・・・

できる限りわかりやすいように指示を出しているつもりなのに、どうしてうまく伝わらないのか?と部下への指示出しに悩んでいませんか?

最近の調査では、部下が上司に求めることとして「正当に評価されること」が「リーダーシップ」や「決断力」を押えて1位にランクイン。また「部下の業務状況の把握・理解」が3位に来る結果となりました。このことから分かるように、昨今の部下が上司に求めるものは、自分自身の仕事ぶりについてきちんと理解し、伴走してくれること、と言えそうです。
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※出典:マンパワー社「上司に求めるもの」「今の上司が備えていると思うもの」についてのアンケート調査

こういった上司と部下の距離を縮めるために、昨今中小~大企業まで幅広く導入されているのが1on1ミーティングです。1on1ミーティングとは、上司と部下が1~2週間に一度30~60分程度1:1で会議を設け、今の仕事の状況やMBOなどの目標達成状況について話をするミーティングを指します。

元々はシリコンバレーの企業で盛んとなり(シリコンバレー式「最強の育て方」参照)、日本では2012年にYahooがいち早く導入し、最近ではパナソニック、楽天、日清食品など大手企業でも導入される事例が増えています。また、株式会社ビジネスコーチの調査では、約8割の企業が1on1ミーティングを導入している・または導入を検討していると回答しています。
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※出典:ビジネスコーチ社「1on1ミーティングについての調査結果」

会議体の持ち方や話す内容、得られている効果は各企業の置かれている状況によって異なるのが現実ですが、それではこの1on1はどうして上司と部下のコミュニケーションを円滑にするのに有効なのでしょうか?この記事では1on1が必要となる理由とそこから見える課題、そして実施することでその課題がどう解決されるのか、をまとめました。

【1on1が有効な理由①】部下との”認識のギャップ”を把握することで、コミュニケーションエラーを事前に防げる

指示が伝わらない理由、それは上司と部下の間に存在している「指示が意味するところ」に対しての認識のギャップをきちんと把握していないことによることがほとんどです。

この世に全てが同じ人間が存在しないように、どんな人でも考え方や感じ方は違います。そして、間違いなく言えることとして、基本的に人間は「自分勝手」が初期設定。たとえ上下関係はあろうと自分の都合を最優先に生きている、というよく考えれば当たり前な事実を人は意外と忘れがちです。

また、「ゆとり世代」や「さとり世代」など、年齢や性別といった一般論からその人自身を見ようとせず、勝手な偏見を当てはめてしまうこともしばしばみられます。
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部下が他人である以上、そこには必ず認識の差は存在します。1on1ミーティングの目的は、この認識の齟齬を把握して、一つ一つすり合わせて行くことにあります。

認識のギャップは放置しているとどんどん広がるもの。面倒くさがらずに、途中途中できちんと同じ目線に立っているかを確認することが、コミュニケーションエラーを防ぐためには何よりも重要なのです。

【1on1が有効な理由②】VUCA時代はこまめな軌道修正が欠かせないから

現代のビジネスや人々のキャリアはVUCA時代であると言われます。
(※VUCAとは、以下の4つのワードの頭文字から由来するキーワードです。)

Volatility=変動性・不安定さ
Uncertainty=不確実性・不確定さ
Complexity=複雑性
Ambiguity=曖昧性・不明確さ

スマートフォンやコミュニケーションアプリの登場で有料の通話機能が不要になったり、民泊の登場で宿泊業の業態が大きく変わったりと、テクノロジーの急速な発展により、昨今のビジネスシーンは目まぐるしく変わっており、また未来の予測がどんどん難しくなっていっています。

このような時代において、これまで以上に求められるのはいかに速いサイクルでPDCAを回して行けるか、ということ。そのためにも、コミュニケーションエラーはこのPDCAを阻害する要因となりかねません。

1on1ミーティングを重ねることにより、部下それぞれとの認識のギャップがどのように発生し、コミュニケーションエラーが起こりがちか、の傾向をある程度把握することが可能です。コミュニケーションエラーを極力事前に避け、チームとして円滑にPDCAを回していけるような体制を築き上げることが、これからの上司に求められるスキルとなります。
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1on1が有効な理由③相互理解が深まることにより、心理的安全性が醸成されやすくなる

Google社の社内で最も生産性が高い部署の傾向を調査したプロジェクトアリストテレスによると、生産性が高まるのは各個人のチーム内における「心理的安全性」が保たれている時である、とのことです。

この心理的安全性とは、簡単に言えば「自分の思い感じたことをそのまま表現できる」状態ということ。誰かに批判されたり、辱められたりする脅威やを感じることがないことが前提となります。

1on1ミーティングを重ねることで、部下の考え方や行動について、また上司としての指示の出し方などについてもある程度相互に理解が深まることが期待されます。

相互理解が深まると、「なぜこの人はこういう行動をするのか」を理解・共感することができ、またそれに対する軌道修正もだんだん慣れてきます。こういった過程を通して、相互に自分の思ったことをそのまま表現することができる環境が構築されていき、心理的安全性が保たれた風土が醸成されます。
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まとめ

いわゆる“飲みニュケーション”が盛んだった時代と比べ、現代は部下の人となりや考えていることを知る機会が各段に減ったと言われます。1on1ミーティングという名前から何か新しい手法のように思われる人もいるかと思いますが、結局のところ人として、職業人として1:1で向き合うということに他なりません。

しかし、この当たり前のことが意外とできない、という人も多く見られます。例えば1:1の打ち合わせ自体が苦手、仕事の事務的な話以外になると何を話していいかわからない、、、など。そんな人に向けたてお役立ち資料やセミナーやツールなどもあるので、活用してみるのもいいですね。

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