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社内コミュニケーション不足を解消する取り組みを紹介

健康経営ノウハウブログ編集部
2018/11/10 9:00:00

業務を円滑に行うため、社内のコミュニケーション強化は必要でしょうか。ProFuture株式会社が2016年に行った【HR総研】社内コミュニケーションに関するアンケートによると、約8割の企業が社内コミュニケーションに課題を感じていると答えました。この記事では、円滑な職場コミュニケーションが不足する原因、不足することで生じる問題点、解消のための取り組みをご紹介します。

 

そもそも社員はコミュニケーションが必要だと感じているのか

同アンケートで「コミュニケーション不足は業務の障害になるか」と聞いたところ、「大いにそう思う63%」「ややそう思う34%」と97%に達しており、多くの社員が「コミュニケーション不足は業務の障害になる」考えていることがわかります。

この結果から、コミュニケーションを社員は必要と感じていることがわかります。若い社員が飲みにいかない、コミュニケーションを取りたがらないと言う人もいますが、必ずしもそうではなく、コミュニケーション不足、コミュニケーション不全に対する危機感が強いと言えます。

 

なぜ職場コミュニケーションが不足するのか

部門や事業間のコミュニケーションの原因

同アンケートで「課題のあるコミュニケーションはどこか」を選択式で聞いたところ、「部門・事業所間」が1位となり68%に上りました。他部門・他事業間では物理的に距離が離れていて連携が取りにくい場合もあります。また、同じオフィスでもレイアウトが影響している場合も考えられます。日本のオフィスでよく見られるレイアウトは、対向式レイアウトと呼ばれるものです。同じチームのメンバーや同じ部署の社員が顔を突き合わせて座る方式で、電話機を共有できる、新人が先輩社員に質問しやすい、チームメンバーが雑談に参入しやすいなどの利点があると言われています。

島対向型レイアウトは、島同士のコミュニケーションは取りやすいのですが、他部署など違う島の人とは意思疎通が図りにくいことがデメリットとして挙げられます。1つの島が1つの閉鎖的なコミュニティを築いてしまうのです。他部署の意見や指示を仰ぐ場面では離れた島へと出向くことになります。他部署との連携がとりにくいことには、オフィスのレイアウトも関係があったのです。

 

世代や性別の偏りによる原因

しかし、自身が一番対面しているはずの部門内でも、「部長とメンバー」で38%、「課長とメンバー」で33%に距離があると回答がありました。

職場の年齢層がバラバラだと、コミュニケーションが円滑にいかないこともあり上司と部下の年が離れていると、言葉遣いに気を遣うあまりコミュニケーションが疎遠になったという経験があるかもしれません。また、世代の違う相手に自分の価値観を押し付けるようなコミュニケーションを続けて、上司と部下の溝がいつまでたっても埋まらないというのもよくある話です。

職場の性別が偏っていると、コミュニケーションに問題が生じる場合もあります。同僚でも男性の比率が高かったり、逆に女性の比率が高い職場だと、お互いのコミュニケーションが不足してしまうこともあるでしょう。

 

ツールの使い方による原因

同アンケートでコミュニケーション手段として利用の多いものを聞いたところ、コミュニケーションの基本である「対面(会話)」よりも「メール」のほうが多くなっていました。大企業においては実に30ポイント以上も「メール」が多くなっています。大企業では「イントラネット」の利用も約6割と多く、「対面」と大差がないほどになっています。

「コミュニケーションを阻害している原因」を聞いたところ、「対面の減少(=ITツール依存)」を挙げる声も多く50%でした。ツールを活用することも必要ですが、よりコミュニケーションを必要としているときには対面で会話することを重要ではないでしょうか。仕事の話ももちろんですが、あえて仕事の話ではなく雑談の時間を取ることで相手の知らなかった一面を知ることもできます。 business_8

会話の改善策3つ

社内コミュニケーションの必要性が分かっていても、どのようにコミュニケーションをとってよいのか分からないという方は多いのではないでしょうか。そんな方のために、社内でコミュニケーションをとる際の具体的なポイントをここから解説していきます。

 

アイスブレイクを心がける

アイスブレイクとは「緊張などで固まってしまった空気を和ませる」ことです。この手法はワークショップや研修の場などで主に用いられ、司会者が自己紹介や軽い失敗談を話したり、参加者同士が話し合ったりしてその場を和ませ、距離感を近づけることを目的に活用されます。商談などのビジネスシーンでは、相手とスムーズな話し合いをするために用いられます。どちらもその後円滑なコミュニケーションをとるために使われるものですから、特に初対面の相手と会話する時などはアイスブレイクを心がけるとよいでしょう。

 

結論を先に伝える

ビジネスシーンでの会話で重要視されるのが「要件を手短に伝える」ことです。これを心がけるのは、時間の有効活用や、全体の概要が理解できるなど様々なメリットがあるからです。「相手の時間を使っている」という意識を持って話すようにしましょう。特に相手が上司であれば、部下の自分よりも時間がないことが予想されるので、なおのこと結論を優先して伝える努力を示すと良いです。

会話する相手への配慮は、ビジネスマナーの基本的な事項です。これができるということは、「最低限のマナーを習得している」ことを示すことに繋がります。たとえば「問題が起こって手を借りたい」ということであれば、トラブルの内容と手伝ってほしいことを伝え、相手からの質問に答える形で情報を補足していきます。苦手意識のある方は、言いたいことに優先順位をつけて1番伝えたいと思ったことを簡潔な言葉で伝えるようにしましょう。

 

自然にほめる

良いところや成果物を認めてそれを褒めるということは、褒めた相手の意欲を引き出すことに繋がります。できるだけ時間を置かずにその場で褒め、次に繋がるようなアドバイスを伝えるようにしましょう。とはいえ、無理に良いところを見出して褒めても相手の心に届かないことがあります。あまりにも褒めちぎると何か裏があるのではないかと考える人もいますから、あくまでも「長所や成果物を自然に褒める」程度にとどめておきましょう。

 

企業ができる改善策4つ

1.シャッフル形式ランチ

シャッフル形式ランチとは、通常業務をこなす上で接点のない相手同士が昼食を一緒にとる制度のことを指します。これはIT業界のベンチャー企業を中心に導入されている形式です。

2013年にマルハニチロ株式会社が行った「ビジネスパーソンのランチと社員食堂に関する調査」では、男女1000人のビジネスパーソンに対して「誰と普段ランチするか」「ランチに対してどう考えているか」などの観点からアンケート調査が行われました。

「誰とランチするか」という問いには「1人で」と答えた人が55.8%と半数以上になっています。一方「同僚と」と答えた回答者は51.1%となりました。主に1人で昼食をとるか仲の良い同僚ととるかの2つに絞られるようです。「同僚と食べる」と答えた層も、関りのない相手とランチするとは考えにくいですから、特定の相手と昼食をとっているのでしょう。少なくともランチタイムに、他チームのメンバーや異なる部署の社員同士でコミュニケーションをとる機会は少ないと推察できます。

そして「ランチに対してどう考えているか」という設問には、75.5%が「ランチに掛ける費用を抑えたい」と答えました。このため、費用が会社負担になる「シャッフル形式ランチ」はビジネスパーソンにとっては嬉しい制度だと言えそうですね。ランチに行くメンバーが大人数になってしまうと、各々席が近い相手とのみ会話をするようになる可能性もあります。多くても一組6人程度に留めておくようにしましょう。 business_236

2.隙間時間で面談

ここで言う「面談」とは、定期的に行われる考課面談とは異なるものです。上司と部下がお互いの情報を共有することで理解を深め、業務に対するモチベーションをアップさせる場だと捉えてください。この場ではお互いにリラックスした状態でコミュニケーションをとることが理想です。会話の内容によっては関係者に聞かれる可能性がある場所だと、部下から本音や悩みを聞きだすことは難しくなってしまいますので、ランチタイムや移動時間などの「会社から離れた場所での隙間時間」を利用しましょう。

株式会社ビジネス・ブレークスルーの行った「上司の本音に関する意識調査」では、部下に対する上司の本音が寄せられています。「部下にされて嬉しいこと」を問う設問に対して、「仕事の悩みを相談される」という回答が3位にランクイン。上司にとって最も嬉しいことは「部下が積極的に自分の意見を提案する」ことだと判明しました。そして「理想の部下像」を尋ねた質問に対しては、第2位に50ポイント近い差をつけて、「自分の意見を持っている」が第1位にランクインしています。この回答を見ると、業務に対する自分の意見を提案したり、悩みを相談したりすることへの抵抗感は薄まるのではないでしょうか。

 

3.直属ではない上司とナナメ面談

2017年にJTBコミュニケーションデザインの行った「コミュニケーション総合調査」では、「最もコミュニケーションをとるのが憂鬱な相手」を大学生・主婦・会社員・リタイア層に絞って調査。その結果、会社員からの回答で最も多かった相手は上司となりました。理由は「気を使うから」「本音を言えないから」が合わせて全体の約8割になることが分かりました。部下の立場からすると、常に顔を突き合わせ、評価権限を持つ相手であるからこそ、直属の上司に気を使って言いにくいことがあると読み取れます。

大学生は「教授」、主婦は「義父母」、リタイア層は「近所の住人」が第1位になっており、「自分の立場を左右するリスクがある」相手にプレッシャーを感じていることが分かります。

その打開策として取り入れられたのが、直属ではない上司との面談です。これは「ナナメ面談」と呼ばれ、率直な意見を引き出し、コミュニケーションを活発にしようとする効果が期待できる制度です。先ほどの調査結果を基に考えると、この時ナナメ面談をする上司には評価権限を付与しないことが必須条件となります。部下が気を使っていては、結局コミュニケーションが憂鬱なものであることには変わりがないからです。自由な題材で話すことが前提となっていますが、直属の上司から「どうして自分にはひと言も相談しないのか」と思われないように十分に配慮することが必要です。また企業側は、直属の部下でなくても相談を持ち掛けられた際には真摯に対応するように、予め周知しておきましょう。

 

4.懇親会

懇親会は「親しくなる」ことを目的とした親睦会とは異なり、コミュニケーションを活発にしてその後の業務に関するパフォーマンスアップを狙う目的があります。異なる部署間で交流するとお互いの仕事内容への理解が深まり、視点の異なるアイデアが出される可能性もあります。懇親会は情報収集の場でもあると言えるのです。

予め社員にアンケートを実施してMVPを選定し、懇親会の最中に表彰した事例もあります。この際の選定基準は、上司からの評価や成果物の売り上げなどに限りません。社員は「褒められたい」と感じていることは既にお話した通りですから、努力を認めるという方針は参加者に好意的に受け止められるでしょう。次のMVPを目指す社員のモチベーションアップにも繋がります。

ゲームや一発芸を取り入れる場合もあるようですが、参加者にとって負担にならないよう配慮することが非常に重要です。懇親会の本来の目的をそれぞれが踏まえて、からかいととれるような言葉がけは控えるようにしましょう。

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カヤックのユニークな取り組み例

SNSなどで話題になった「ちゃんりおメーカー」のサイト制作や「エゴサーチ採用」など、革新的なサービスを続々と排出している面白法人カヤック。コミュニケーション不足の解消方法も独特なものがありましたので、ご紹介します。

 

「ルール」とすることで堅苦しさをなくす

カヤックの「スマイル給」とは、毎月社員同士がお互いの良いところを言葉に表して褒める制度のことです。「性格の良さ」「コミュニケーション能力が高い」「大人力」「全力で楽しんでいる」など、評価するポイントは実に様々なもの。ただし評価するのは長所に限ります。実際に給与が増えたり減ったりすることはないので、本音で褒め合える仕組みになっています。全社員がスマイル給を社内ネットワークで閲覧することができるようになっています。これによって今まであまり接点がなかった人の長所を知ることができるため、はじめから好意的な態度で接し合えるという点も魅力的です。スマイル給が罰則のつく厳しい「規則」ではなく、より緩やかな「ルール」として組み込まれていることで、単に面白いだけではなくモチベーションアップに繋がっています。

 

まとめ

コミュニケーションの必要性、不足することで起きる問題点、活性化させるための方法などをご紹介してきました。長所を評価することの重要性をのべてきましたが、互いが評価し合うためには、普段から他人に対して関心を持っていなければできません。関心を持つきっかけ作りを会社側が手助けしていくことで、社員間のコミュニケーションの活発化、業務に対するモチベーションの向上、相互理解が更に促進されるのではないでしょうか。

 

 

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