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相手への「伝え方」が上手くなるコツと注意点

健康経営ノウハウブログ編集部
2018/10/18 9:00:00

話し下手で損をしている人、なかなか思いが伝わらないなど、会話におけるコミュニケーションで悩む人は多いのではないでしょうか。相手に話が伝わらない人にはいくつか共通点があります。この記事では「なぜ伝わらないか」をそのパターンごとに理由を見ながら、「伝え方」を上手くするためのコツや注意点について解説していきます。

 

考える癖をつけるだけで伝え方が上手くなる

話し始める前に、なぜ話すのか、何を話したいのかなど、目的について考える癖をつけてみましょう。それだけであなたの伝え方は数段レベルアップするはずです。

話をする前に、時間に余裕があるならば頭の中でリハーサルをしてみてもいいでしょう。伝えたいことについて、頭の中で一旦話してみるのです。

何か活動するときに、ぶっつけ本番が苦手という人は多いはずです。いきなり行動しようとしても緊張で何もできなかったということは誰にでもあること。事前にリハーサルを行い、本番に臨むことで問題なく行動できた経験はほとんどの人にあるでしょう。プロのスポーツ選手やタレントだって、練習やリハーサルを行うから素晴らしい結果を残せるのです。

 

それは会話についても同様です。何も考えていないのに、いきなり話し始めようとしても話がちゃんとできるわけがありません。この記事の読者の中には「いきなりでも見事なスピーチをできる人がいるじゃないか」と感じる人もいるでしょう。しかし、よく考えてみてください。そのような人たちは場数をこなしてきただけです。過去に話した内容をそのまま、もしくはアレンジして話しているに過ぎません。技術としての会話が身についているだけです。

場慣れしていない人にいきなり会話上手になれといってもそれは難しい話です。まずは言葉を口にする前に頭の中でスピーチしてみて、これから自分が何をどうやって話すのかを考えるようにしてみましょう。

 

伝えたい気持ちが先行し、先に話し始めてしまう

とりあえず話をしようと、伝えたい気持ちばかりが先行してしまっては上手に会話できるはずがありません。何も考えずに話し始めてしまうことで、相手には意味不明な話をしているという印象を持たれてしまうでしょう。

話がうまく伝わらない理由の多くは、自分の頭の中で物事が整理できていないうちに話し始めてしまうことによるものです。そのため、会話を続けているうちにちょっとしたことがきっかけで横道にそれてしまったり、自分でも何を話しているのかわからなくなってパニックをおこしてしまうことがあります。

とにかく何か伝えなければいけない、話さなければいけないと焦ってしまうことが悪循環を呼びます。まずは一呼吸おいて、頭の中で話の構成をよく練って、何を伝えたいのか内容がまとまってから話すように意識してみましょう。 business_120

話し方に順序をつける

話す言葉に優先順位をつけ、相手が求めている内容をシンプルに伝えていくのもよい話し方だといえるでしょう。

あなたは相手に何かを伝えるときに、無駄な情報を多く織り交ぜていませんか。相手は「YES」か「NO」かをまず知りたいのに、だらだらと理由や経緯を話してしまって「だから結論は何?」と苛立たせてしまった経験は多くの人にあるでしょう。これは相手が求めている話をいつまでもしないからです。

ここで優先順位について考えましょう。話し言葉も文章も、大きく分けて「理由」と「結論」で構成されています。私たちはこれをそのままの順番で話しがちです。とくに話題としてよくない話をするときは、心理として結論を後回しにしたくなるものですから、理由の方を先にいつまでも話し続けてしまいます。それが聞き手にはじれったく思えるのです。

話を通りやすくするには「結論」の優先順位を高くし、「理由」の方を後回しにしましょう。結論から先に話して、「何で?」と聞かれたときに理由を話せばよいのです。そして提案があるならば最後に添えると理想的です。

提案を最後に持ってくるのは理由があります。聞き手が一番知りたい「結論」から始め、次に「理由」を話すことで相手は理解を深めています。その状態で「提案」することにより、しっかりとこちらの意思が届くことになるのです。

日頃からこの話し方に慣れていない人にとっては、大変さを感じてしまう話し方だとは思いますが、話し上手を目指すのであれば意識するようにしてみましょう。

 

相手を思いやることを心がける

相手を思いやる会話を心がけることはとても重要です。言葉はコミュニケーションです。相手の気持を考えず、独りよがりに話をしていては通じるものも通じなくなります。

「会話はキャッチボール」という言葉を聞いたことはありませんか。この言葉はここで説明したいことを端的に表しています。実際にキャッチボールをしていて、捕球しやすい投げ方をしてくれる相手だときっと楽しいはずです。反対に、こちらが捕りにくいようなボールばかり投げてくる相手だと嫌になってしまいます。会話も同様です。話し相手がしっかりと話題を受け取れるように、心のストライクゾーンめがけてキャッチしやすい話を投げてあげるようにします。

それにはコミュニケーション力を身に着けることが一番です。会話術の一つに、自分も相手も同じように大切に扱う「アサーティブコミュニケーション」というものがあります。主張すべきところはしっかり主張して、言わなくていいことは言わないという会話術です。状況判断をしっかり行い、言うべきタイミングか我慢しておくべきかを見極める力が必要となります。

アサーティブとは英語Assertion(アサーション)の形容詞形で、「断言的な」「言い張る」という意味です。直訳だと非常に押しの強い言葉に感じてしまいますが、「アサーティブコミュニケーション」という言葉は、自分も相手も無理をしない、させないコミュニケーションとして使用されています。日本流にいえば「空気を読む関係」といったところでしょうか。

相手の立場を考えつつ、自分の主張も気持ちよく聞いてもらう。「アサーティブコミュニケーション」はぜひ身につけたい会話術だといえるでしょう。 business_121

専門用語が伝わるという思い込みに注意

自分が知っている言葉は誰でも知っているという思い込みはいけません。それが専門用語であるならばなおさらです。

ビジネスをしているとつい専門用語を使ってしまいがちです。とくに新しく登場した技術や商品・サービスを説明するときに専門用語が増えてしまうことでしょう。自分が携わっているものについては「慣れ」もあるので、その専門用語がまるで一般的な言葉のようになってしまうのです。それに気づかず会話していると、相手はまるで外国語を聞いている気分になるかもしれません。

聞く側にとって知らない言葉が会話に登場すると非常に負担に感じることがあります。負担を感じてしまうと、人間はその時点で無意識のうちで理解することを放棄してしまう傾向にあります。わからない言葉の意味について、脳内で自分が知っている事柄に連想しようとし、疲れてしまうからです。そうさせないためにも、一般的には使われない専門用語が何であるかを常に意識して、普通の言葉に置き換えてあげるようにします。

話が上手な人は難しい言葉を選びません。とくに不特定多数に接するような仕事をしていて業績を上げているような人物は、ほとんどと言っていいくらい簡単な言葉を使って会話しています。

 

例えば、コピーライターは優れた人ほど単純な言葉の組み合わせでキャッチコピーを作ります。それは彼らが老若男女全ての人に言葉を届けなければならないことを理解しているからです。格好良さだけを求めて難しい言葉を繋げても、伝わらなければ全く意味がないことを職業柄よくわかっているのです。

会話においてもそれは同様で、難しい事柄を説明する場合にも、誰もがわかる言葉を組み合わせて表現できるスキルを身に着けることが会話力向上に繋がっていくのです。

 

まとめ

相手への「伝え方」が上手くなるコツと注意点について、事例を見ながら解説してきましたがいかがだったでしょうか。会話はコミュニケーション術の一つです。自分の都合だけで一方的に話をしても、相手に受け取る体制が整っていなければ通じません。また通じるように相手のレベルに合わせる工夫や思いやりが必要なこともわかりました。会話もスポーツと一緒で、急に上達することはありません。コツコツと積み重ねることが上達への近道です。ここで得られた伝え方のコツを毎日実践して、じょじょに会話力を向上させていきましょう。

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