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生産性向上のためのおすすめツール

健康経営ノウハウブログ編集部
2018/10/29 13:33:11

「生産性向上」とビジネスマンであれば、1度は聞いたことがあるでしょう。しかし、実際に生産性向上をしようと考えても何から手をつけていいのかわからないという人が多いのではないでしょうか。そこで今回は「生産性向上」を取り組むべき上で必要なことやツールについて紹介します。

 

生産性向上のためにすべきこと

「生産性向上」と聞いていきなりツールを探し始めるのではなく、目的や問題点を洗い出してから自社に必要なツールを検討していきましょう。

そもそも「生産性」とは何を指しているのでしょうか。よく混同されがちなのは「業務効率」です。「生産性」とはモノを生み出す、つくるにあたってどのくらい資源量が投入されたかのかを表すことです。インプットやアウトプットという言葉は今やビジネスシーンでもよく利用される言葉ですが、インプット(資源量)が少なくアウトプット(効果)が多ければ生産性が高いといわれます。「業務効率」は今まで取り組んでいた仕事を早め、コストを押さえ利益を上げることを指します。

 

生産性向上をして何をしたいのか目的を決める

「生産性向上」をすると決めても目的を明確にしなければ、日々やるべきことに追われてしまい結局、生産性向上できずに終わってしまいます。例えば「煩雑になっている個人のタスク管理をチーム全体で見える化し一元管理したい」「チーム全体の成果をあげたい」など目的を明確にすることで、取り組むべき課題が見えてきます。

 

問題点を見つけ出す

目的を明確にしたら、次は問題点を把握することです。問題点を洗い出すには社員が何の作業にどのくらい時間がかかっているのか、別のやり方はないか考える必要があります。日々当たり前におこなっている仕事も実は無駄な作業かもしれません。個人だけでは気が付かないこともあるので、他の人に作業の必要性があるかヒアリングするのも大事です。業務によってはツールを導入することで解決できる場合もあります。まずは業務全体を洗い出し、問題点を見つけましょう。business_189 

チーム内での共有

メンバーによっては、生産性向上を意識し積極的に取り組んでいる人もいます。チームで共有されていない場合も多く、個人が取り組んでいるノウハウをチームに共有することでチーム全体の生産性向上が期待できます。チームだけでなく、他部署との連携が多い部署に関しては、スムーズに連携を取るため双方で意見を出し合うことが必要です。簡潔で工数を少なくすることでミスや作業を減らし生産性向上につながります。ノウハウは誰でも閲覧、追加できるツールを使えば他のメンバーに聞かずとも自然と生産性向上がおこなえます。

 

チームの生産性向上に役立つツール

問題点を洗い出したら、今度はチームの生産性向上に役立つツールを導入しましょう。ツールによっては無料で利用できるものもあるので、最初は試験的に導入しマッチするようであれば本格的にチームや組織で展開していきましょう。一口にツールといってもそれぞれ目的は一緒のツールでも操作性や機能がことなります。ぜひ自社に合ったツール探しの参考にしてください。

 

タスク管理ツール

Trello(トレロ)

Trello(トレロ)はタスクの数だけ「カード」を作成し、進捗に合わせてカードを移動させるタスク管理ツールです。特徴はドラッグ&ドロップでカードの移動が簡単におこなえ、現在のステータスをひと目で把握できることです。

直感的な操作が可能で、ITスキルが低い人でも簡単に操作できます。タスクが増えれば並び替えやリストの追加、削除も可能です。タスク管理もチェックリストや期限の追加、コメント機能、通知機能も付いているのでタスク忘れを防ぎます。

デバイスを選ばないのでデスクトップやスマートフォン、タブレットなどの利用も可能です。機能としては、タスク管理はもちろんのことGoogleDriveやDropboxなど外部サービスからのファイルアップロードも可能です。ほかにもSlack、ChatWork、GoogleHangout、GitHubなどの連携もできます。(無料プランは1個まで追加可能)機能は制限されるものの、無料で利用可能です。

trelloの詳細はこちら

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Jooto(ジョートー)

Jooto(ジョートー)はかんばん方式のタスク管理ツールです。直感的な操作で、ホワイトボードにタスクを記入した付箋を貼っていくイメージをそのまま画面上で再現します。タスクの移動はドラッグ&ドロップで簡単におこなうことが可能です。機能としては、更新があれば通知することやリマインダー機能があるのでタスク漏れを防ぎます。外部サービスとの連携もできるので、仕事のタスクやプライベートのタスクを連携することもできます。ベーシックプラン以上であれば、ガントチャート機能もあるのでプロッジェクトを管理がさらに可視化でき、進捗具合をかんばん方式と別視点でみることが可能です。プランは5つあり、ユーザー2名までなら無料プランがあります。利用する人数や機能に合わせてプランを選べるのが魅力的です。

Jootoの詳細はこちら

 

Backlog(バックログ)

Backlogは使いやすいシンプルなデザインが特徴です。機能は、コメントの追加や更新内容を通知、メール通知でタスク漏れを防止します。通知機能がついてるタスク管理ツールはありますが、メール通知することで見落としてしまいがちなタスクを防ぐことが可能です。

ガントチャートを利用することで進捗状況をひと目で可視化できます。長期プロジェクトはマイルストーンの併用も可能です。エンジニア以外の人でもわかりやすいデザインで、職種に関係なく進捗管理ができるのは魅力的です。他部署との連携もシンプルな操作であればスムーズにおこなえます。スマートフォンやタブレットからでも、もちろんプロジェクト管理可能です。Wikiは個人メモや会議の議事録を文書管理し、PDF出力にも対応です。プランは5つあり、30日間の無料お試しがあるのでチーム全体で試験導入してみるのをおすすめします。

backlogの詳細はこちら

 

情報管理ツール

Evernote(エバーノート)

Evernoteはローカルに保存するメモとは違い、クラウド上で保存するツールです。チームにシェアしたい動画や資料のURLなどを共有することができます。1つの場所で管理するので、あちこちにデータを置く必要がありません。ノートやチェックリスト機能もあるので、タスクも管理おこなえます。ボイスメモでは会議で残しておきたい項目やアイデアなどを記録を残しておけます。外部サービスとの連携可能で、SlackやGoogleDrive、Salesforceなどと連携することで、メモを見ながら作業が可能です。Webクリッパー機能を使えば、気になるweb サイトのスクリーンショットから簡単に文字検索がおこなえるほか保存した記事に注釈を入れ、共有することが可能です。Evernoteは無料で利用可能ですが容量を増やし、同期できる端末を増やす場合は有料プランの加入が必要です。

evernoteの詳細はこちら

 

Google Drive(グーグルドライブ)

GoogleDriveはGoogleが提供しているオンラインストレージサービスです。個人での利用も可能で文章や動画、写真などのデータを保存、共有できます。15GBまで無料で利用可能で、Googleアカウントを持っている人であれば誰でも使えます。Googleドキュメントやスプレッドシートを使うことで他のユーザーとの共同作業も簡単におこなうことが可能です。通信状況が悪い場所ではあらかじめオフラインに設定しておけばファイルにアクセスできます。

Google Driveの詳細はこちら

 

web会議ツール

Skype(スカイプ)

Skypeは無料でビデオ通話や音声通話が可能でメッセージの送信もできるツールです。世界中のSkypeユーザーと無料通話ができ、グループ通話は最大25人まで追加可能です。デバイスを選ばず誰でも利用できるのが魅力でしょう。グループ通話や画面共有もおこなえるので、地方や海外にいるメンバーともビデオ会議ができます。Skypeは通話料が発生するものの、固定電話や携帯電話にも連絡できます。ただし、緊急電話には対応していないので注意が必要しましょう。

Skypeの詳細はこちら

 

ZOOM(ズーム)

ZOOMは高音質と高画質のツールです。Skypeは途中で途切れることや音声が遅れることもありますが、ZOOMは比較的安定して利用できます。Skype同様画面共有機能があります。録画機能があるのでweb会議を録画しておき、あとで参加できなかったメンバーにシェアすることも可能です。ZOOMが入っていないユーザーでも招待URLをクリックするだけでミーティングに参加できます。プランは4つありますが、無料プランでも満足度は高いです。必要に応じてプランを変更しましょう。

ZOOMの詳細はこちら

 

コミュニケーションツール

ChatWork(チャットワーク)

ChatWorkは企業で導入しているところも多く、ビジネスに特化したツールです。仕事ではChatWorkを利用し、LINEはプライベートで分けて使用している人も多いのではないでしょうか。ChatWorkはLINEやMessengerのように気軽にメッセージを送れるのが特徴で、個別でもグループチャットもできます。ファイルのアップロードやタスク管理もむずかしい操作がなくおこなえます。累計14グループチャット以下であれば無料で利用できるのも魅力的です。まずは試験的に利用し、無料プランで運用がむずかしいのであれば本格的に導入を検討するのがおすすめです。アプリからでもメッセージやタスクの確認がおこなえるのでどこにいてもチェックできます。

ChatWorkの詳細はこちら

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Slack(スラック)

SlackはChatWork同様ビジネス向けのツールで、主にエンジニアの人が多く利用しているツールです。もちろん、エンジニアだけが使いやすいわけではなくどの職種でも簡単に操作が可能です。外部サービスと連携することで、予定などの重要な情報やアラートをSlackで確認できます。カスタマイズ性が高くオリジナルの絵文字もつくれます。

ビデオ通話ができ画面の共有も可能で、お互いに画面を見ながら話すことができるのでスムーズに会議が進みます。ファイルの共有は、ドラッグ&ドロップでアップロード可能です。まずは試してみたいという人はフリープランがあるので試験的に導入してみてはいかがでしょうか。

Slackの詳細はこちら

 

まとめ

ツールを上手に活用することで、生産性向上が期待できます。いきなりツールを導入するのではなく、まずは現状の課題を洗い出してからチームに合ったツールを導入しましょう。無料ツールでも十分な機能があるので、プラン変更は利用率やメンバーの声によく耳を傾けて導入を検討します。生産性向上は一気にできるものではありません。少しずつ体制を整えチームが快適に働ける職場環境にしましょう。

 

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