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業務効率化を考えるなら!必ずやりたい7つのこと

健康経営ノウハウブログ編集部
2018/11/08 9:30:00

少子高齢化などが要因のひとつでもある労働力の減少によって、あらゆる企業で深刻な人材不足に陥っています。そんななかでも企業の継続的な発展を望むため、優れた人材の確保は最重要課題のひとつといえるでしょう。しかし早急な人材補強が期待できない場合、現在の限りある人材を活用し、いかに効率よく業務を進めていくかが重要です。今回は、今ある人材を活かし、業務効率化を図るうえで必ずやっておきたい7つのことにスポットを当てて解説していきます。

 

定時退社を心がける

業務効率化ができない人によくあるのが、「なぜだかわからないけれどズルズルと残業してしまっている」パターン。まずは、「定時で必ず退社する」ことを最大の目標に掲げてみましょう。時間に対して適切な管理ができている社員ほど、効率よく仕事をこなしている場合が多いものです。例えば、「10時までに△△を完了させる」「今日の19時からは約束を入れている」など、時間単位ですべきこと・やりたいことを自ら把握・管理できています。何をやるべきかわかっていない、とりあえず席に座って言われたことをやっている、仕事に対する目的意識がなく適当にこなしているだけでは、いつも残業ばかりしていることになってしまうでしょう。退社時間を念頭に入れておくことは、自分に覇気を与えることにもなります。限られた時間で集中して能力を発揮することにつながるでしょう。時間通りに仕事がこなせることで、やりがいや喜びにもつながります。

また、時間を有効に使って集中して仕事が完了すれば、退社後の時間を有意義に使うことができます。友人との食事や習い事など、楽しい時間を過ごすことで、翌日の仕事に対するモチベーションアップにもなるでしょう。

 

長過ぎる会議などの無駄な時間を排除する

業務効率化からほど遠い企業ほど、会議に長い時間を消費してしまっています。会議をすることで業務改善のヒントが得られると考えているのかもしれませんが、そういう企業は予定の時間を過ぎても長々と延長してしまう場合も多いのです。

例えば、既に決定している内容について周知徹底すべく、社内の全部署役職者を集めて何時間も会議をする企業があります。また、各部署で複数人の会議参加を強要する企業もあるでしょう。全社員参加の会議を頻繁に行う企業も、決して多くはないものの存在します。部門トップである役職者が不在となることで、必要な判断や得意先対応などが遅れる恐れがあります。ちょっとしたトラブルが、後々になって大きな損害を招く可能性もあるでしょう。社内で意見や変更事項を共有するのに会議はもちろん不可欠な時間ですが、長すぎる必要はないのです。

そもそも会議の時間はあらかじめ決まっているのが一般的でしょう。時間内に効率よく会議を済ませることが、結果として企業全体の業務効率化にもなります。

business_231仕事が多い可能性とバランスを考える

時間配分を見極めて仕事を見える化し、効率よく作業したとしても、必要な時間分の会議やミーティング以外の、無駄な時間を省いたとしても、なかなか効率化が図れないことがあるかもしれません。この場合、そもそもの仕事量が現実的に処理できる量なのかをよく振り返ってみましょう。もしかしたら、どれだけ優秀な人材でも対応しかねる仕事量なのかもしれません。この場合は、単純に人員を増加させる必要があるでしょう。仕事を減らすことも検討せざるを得ません。

一方、スキル面で対応できずに仕事量が多いと感じている恐れもあるでしょう。この場合は、適材適所で、他の部署から業務内容に適した人材を配置転換する、業務効率化のための研修など教育面でバックアップ体制を図るなども有効です。

しかし、単純に配置転換・仕事量を減らす対処法に走らず、まずは現在の人員・人材で回せる方法はないのかをよく検討してみましょう。逃げの対処ばかりしていては、人材およびチーム全体の成長・発展は望めません。 スキル面・コスト面から見てバランスを考えながら対処方法を考え、選択することが大切です。

 

仕事の割り振りを考える

先述したように、人材の能力を効率よく活用するため、配置転換することを挙げました。人にはそれぞれ強みや得意分野があります。現在の業務で成長を続けながら他の業務でも活躍できそうだと感じれば、その業務自体の割り振りを変えてしまうこともありです。この時に注意したいのは、優れた人材にばかり仕事が集中しすぎないこと。また、スキル面で若干心配な人材に割り振る仕事が少なすぎないようにすることです。部署全体にフラストレーションがたまってしまう要因ともなるでしょう。

優れたスキルを持つ人材が仕事にやる気を持つ一方で、自分に能力がないと自己否定する人材がいることは、決して気持ちのいい社内環境とは言いがたいです。現在の業務に対してスキルが乏しいと感じるのであれば、社内教育の時間を設けたり、その人材が輝く能力を見つける努力をしたりしてみましょう。すべての人材が広く活躍できるように考えるのも、大切なことです。

また、個人間での仕事の割り振りを考えるのはもちろんですが、多くの企業では日常的に忙しい部署・比較的残業も少なくライトな業務が多い部門が存在するでしょう。もし可能であれば、部門間を通して仕事の割り振りを変更することも検討してみてはいかがでしょうか。この場合、それぞれの部署のリーダーだけでなく、チーム全員が仕事の割り振り内容を共有・納得・承諾する必要があります。企業全体の業務効率化を考えるのであれば、適切な判断となるはずなので、リーダー自身が旗振り役を務めて業務を受け入れる・他部署にお願いする決断ができるといいでしょう。

 

減らす仕事を見極める

これまで同じ仕事を長らく続けている社員に多いのが、「とりあえず必要だと感じているから同じ作業をこなしている」という悪循環。その仕事、本当に必要な作業なのでしょうか?今一度、すべての業務を洗い出し、その必要性について見極めることが重要です。よくよく考えてみると、同じような仕事をしている、時間はかかるけれど、それほどの効果が期待できるような業務ではないといった場合も少なくありません。費用対効果のバランスで、業務の負担のほうがリスクだと感じる業務については、思い切ってそぎ落としてしまいましょう。

職種にもよりますが、例えば比較的割高な案件、簡単ライトで安めの案件、仕事のボリュームは多い割に思ったほどの収益がない案件など、ジャンルや業務内容によってさまざまです。営業職などであれば、思い切ってその案件自体から手を引く、事務系などルーティンワークであれば、品質は損なわれないか確認したうえで、全体的な作業プロセスのうち1つ2つ省いてみるというのもありです。

既存の業務すべてが必要だという固定概念を捨てることで、業務効率化を促進させることも可能だといえるでしょう。

 

システムやツールを活用する

ここ数十年のうちに、日本国内ではIT関連の分野が大きく発展・普及しました。ビジネス業界でも、ITの技術を駆使したシステムや各種ツールを効果的に活用することで、これまでよりもより優れた業務効率化を図ることは可能です。

例えば、コミュニケーションツールはビジネスシーンで是非活用したいアイテムです。これまでは、社内PCのみを使って社内メールを閲覧する、連絡手段は電話・ファックスのみなどが一般的ではありました。現代においては、作業効率の悪い伝達手段だといえるのではないでしょうか。現在ではSNSやチャットを使って、スピーディにコミュニケーションをとれるよう整備されている企業も多いです。わざわざ電話でやり取りするよりも短時間で意思疎通ができるというメリットもあります。

業務においても、人員を補うためにツールを使って確認作業を行う、ルーティン業務はテクノロジーを活用して業務を削減するということもできます。状況に応じてIT技術を活用すれば、これまでの作業もほんの短時間で完了してしまうでしょう。 

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外部に依頼するのが良い場合も

上記の項目を試してみても、なかなか思ったような効果があらわれなかった場合。そもそもの作業量が膨大で、単純な人員不足が原因ということも考えられます。また、スキル面で効果的な対応が図れていないということもあるかもしれません。

最終的な手段としては、アウトソーシングなど外部に依頼をするということも検討してみましょう。多少のコストをかけてでも、クオリティの高いスキルを提供してもらうことで、現状の深刻な悩みから解放される可能性もあります。外部に発注する際、見ず知らずの企業に依頼するよりも、同業他社などから紹介をしてもらう、評判がいいサービスを利用してみるなど使い方にも工夫してみましょう。もしも相性の良い有能な人材と出会えたなら、企業としても好都合だといえるのではないでしょうか。

例えば複数回依頼することでつながりを深め、自社へスカウトするという機会に恵まれることもあります。優れた人材を補強するだけでなく、人脈の構築、人材の獲得までチャンスは幅広くあるといっても過言ではありません。

 

まとめ

業務効率化のためには、ほんのちょっとした工夫が大きな成果につながることもあります。自分の仕事内容をよく見直し、業務の断捨離を行いましょう。これまで「あたり前」と思っていた作業も、実はそれほど必要ではなかった、もしくはしなくてもいい作業だったなんてこともあり得ます。勤勉な日本人ほど、コツコツと真面目に仕事をする傾向があります。また真面目だからこそ、おのずと仕事を作業工程を増やしていることもあります。今回ピックアップしたポイントを参考に、ぜひ今の業務を効率化する対策を練ってみましょう。

 

 

 

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