幸せな働き方改革サービス
幸せな働き方改革サービス
Menu
幸せな働き方改革サービス

業務効率化を実現するために 実践したいアイデア事例

健康経営ノウハウブログ編集部
2018/10/31 17:00:00

業務効率化を実現するために、押さえておきたい3つのポイントと、実践したいアイデア事例「見える化」「時間短縮」「データ移行」の具体的な方法について解説します。

 

業務効率化のポイント

まず、業務効率化を行うためには、下記のポイントを押さえることが大切です。

  1. 目的の設定
  2. 基準の設定
  3. 業務効率化の不安を取り除く

順を追って説明する前に、そもそも「業務効率化」とは何か、その定義を確認しましょう。

 

業務効率化の定義

「業務効率化」とは、現在の仕事を見直して、ムダを省いたり時間を短縮したりすることで効率化することです。何のために業務効率化を行うのか、目的を設定し、その実現のためにはどんな基準でムダを省いていくかを検討します。業務効率化がもたらす変化に不安を覚える現場社員もいるため、ヒアリングなどで不安を払拭していく必要があります。

 

目的の設定

業務効率化のためには、まず具体的な目的を設定することが必要です。

例えば、

作業時間を短縮し、残業時間を減らすことの効果の内容にはこちらがあります。

  • コスト(残業代)を削減する
  • 社員の負担を減らし、定着率を上げる
  • 空いた時間を、アイデアを生み出す時間やスキルアップに充てる

などの、具体的な目的と動機づけを設定します。

 

基準の設定

目的を設定したら、現在の仕事におけるムダを洗い出します。その時に、「何がムダなのか」という基準を明確に設定しましょう。そのためには、「その作業が、何のために、誰にとって必要なのか」という観点が必要です。

例えば、長年続けられていて、ムダかどうか考える機会もなかったような作業があるとします。「何のために」行っているのか即答できないものは、検討の必要があります。

しかし、ある立場からは不要に見えても、ある立場にとっては意味のある作業である可能性があります。その作業がムダかどうかを検証する際には、誰にとって必要だからその作業を取り入れたのか、そして現在もその必要性はあるのか、について検証しましょう。

business_199 

業務効率化の不安を取り除く

業務効率化が上手く進まない理由として、「今までのやり方を変えることで、逆に不都合が生まれるのではないか」という現場の不安が挙げられます。

例えば、あるシステム導入により作業時間の削減を考えているが、現場には、システムが使いづらい可能性や、使い方を覚えられるかどうかに対する不安があるため、取り組みに消極的といった事例があります。現場社員が不安を持った状態では、姿勢も消極的なため活発なアイデアが生まれません。

そのため、業務効率化に対する不安を取り除く必要があります。解決方法としては、何が不安であるか徹底的にヒアリングすることが挙げられます。例のようなシステム導入の場合では、実際に使う社員の意見を聞きながら、無理のない範囲で進めていくことが必要でしょう。

 

「見える化」で効率化する

業務効率化実現のために実践したい1つ目のアイデア事例は、「見える化」による効率化です。

 

業務の「見える化」とは

「見える化」とは、もともとはトヨタ自動車において、工場の生産ラインで工程異常などを知らせるランプを点灯させることで、関係者に状態を分かりやすく示すことを指していました。
そこから派生して、ビジネスにおける「見える化」とは、問題の発見・解決のために、業務についての情報をデータで示し組織で共有することを指すようになり、各企業で取り入れられています。業務の「見える化」においては、作業の流れを書き出し、どこで滞ってどこにムダがあるのか、図やデータでプロセスを見える化することに意義があります。

 

見える化で業務の改善を行う

下記の観点から、業務プロセスの見える化を行いましょう。

  • 作業はどんな流れか
  • 現状で、どのくらいの時間や作業量がかかっているか
  • どこで滞って、どこにムダがあるか
  • 改善により、どのくらいの時間や作業量が削減できるか
  • 改善にかかる費用や時間、作業量はどれくらいか

 

具体的な改善のためには、作業の流れのどこにムダがあるのかを発見することが大切です。

例として、特定の人物しか行えない作業(属人化)のために時間がかかっている等が挙げられます。こうした場合、その作業を細分化して、具体的な手順と所要時間を書き出すことで、他の人でも作業ができるマニュアルを作るとよいでしょう。

 

時間短縮で効率化する

2つ目のアイデア事例は、時間短縮による効率化です。

個人的にすぐ始められる業務効率化として、ショートカット機能の活用や、優先順位に応じて作業を行うことの習慣化が挙げられます。

 

ショートカット機能を活用する

パソコンを使う業務では、ショートカットキーや単語登録を活用することで作業時間が短縮できます。

例えば、Word文書の上書き保存において、いちいちマウスを動かして「ファイル」→「保存」と2回クリックする場合には5秒程度かかりますが、CtrlキーとSキーを同時に押せば一瞬で終わります。

まずは、代表的なショートカットキーを覚えておきましょう。

 

  • すべて選択:Ctrl+A
  • 切り取り:Ctrl+X
  • コピー:Ctrl+C
  • 貼り付け:Ctrl+V
  • 上書き保存:Ctrl+S
  • 閉じる:Ctrl+W
  • 検索:Ctrl+F
  • 前の動作に戻る:Ctrl+Z
  • ファイル名の変更:F2
  • 最新の情報に更新:F5
  • 文字を全角英数に変換:F9
  • 文字を半角英数に変換:F10

 

また、メールなどでよく使う文章や社内の独特な用語などを、ユーザー辞書ツールに単語登録しておくと便利です。

 

  • いつもお世話になっております。 → いつ
  • お疲れ様です。 → おつ
  • よろしくお願いいたします。 → よろ

business_200 

優先順位に応じて作業をする

大量の作業を効率的にこなすには、優先順位をつけることが大切です。

まず、全作業を4つのパターンに分類します。

 

  • パターン1:重要かつ緊急
  • パターン2:重要だが緊急ではない
  • パターン3:重要ではないが緊急
  • パターン4:重要ではなく緊急でもない

 

そして、パターン1の作業から取り組み、パターン4の作業は後回しにするといった、仕事に優先順位をつける習慣をつけていきましょう。たいていは、突然かかってくる電話やメールへの対応、名目だけの会議などのパターン3「重要ではないが緊急」の作業に振り回されがちですが、そうした作業は徐々に減らしていくことこそ業務効率化といえます。

パターン3や4の作業を減らした時間で取り組みたいのは、緊急ではないから後回しにしがちなパターン2「重要だが緊急ではない」作業です。パターン2の作業を怠ると、時間がたつにつれ、パターン1「重要かつ緊急」(締め切り直前のタスクなど)に変わってしまいます。

作業の緊急度だけに振り回されず、重要度を見極めて優先順位をつけましょう。

 

紙媒体からデータへの移行で効率化する

3つ目のアイデア事例は、紙媒体からデータへの移行による効率化です。

紙媒体の作業におけるデメリット、データ作業のメリットをそれぞれ列挙します。

 

紙媒体の作業にはデメリットもある

昔ながらの紙媒体での作業には、様々なデメリットがあります。

 

  • 印刷コストがかかる
  • 複数用意する場合、コピー費や作業の手間がかかる
  • 保管に場所が必要
  • 遠方に送るのに、発送費や発送作業、発送日数が必要
  • 倉庫などに置いた場合、すぐに閲覧・検索ができない
  • 日焼けなどにより劣化する
  • 盗難や紛失の恐れがある
  • 大量の紙を使用するのは環境にやさしくない

 

業務効率化を妨げるデメリットとしては、「コスト(費用・作業時間)がかかる」「データに比べて、情報の閲覧・検索・回覧・承認などに手間がかかる」点が挙げられます。

 

データ作業のメリット

データでの作業に切り替えることで、これだけのメリットがもたらされます。

 

  • 印刷コストやコピー作業の削減
  • 場所を取らない
  • データ送信なら一瞬で届くので、回覧や承認がしやすい
  • 閲覧や検索がしやすい
  • 資料が劣化しない
  • セキュリティ対策ができる
  • 環境にやさしい

 

まずは、個人的に紙媒体からデータへの切り替えを徐々に行い、それでも不便な場合は、システムの導入を検討するのもよいでしょう。

 

システムを活用する

紙媒体に依存しない文書管理システムは、社内の資料を電子データ化することで、情報を効率的に管理できることから、多くの企業で導入されています。

例えば、契約書において、契約期限が近づいたら自動的に通知するように設定すれば、スムーズに更新手続きができるなどの工夫も可能です。

文書管理システムには、4つのメリットがあります。

 

  1. ペーパーレスのため場所を取らない
  2. クラウドシステムなら、いつでもどこでも資料を確認できる
  3. 資料の検索が瞬時にできる
  4. 厳重にセキュリティ管理ができる

さらなる業務効率化を進めたい場合には、システムの活用を検討してみましょう。

 

業務効率化を実現するために まとめ

業務効率化の実現のためには、「目的の設定」「基準の設定」「業務効率化の不安を取り除く」という3つのポイントを押さえることが大切です。まずは目的を設定し、その実現のためにはどんな基準でムダを省くのかを検討します。その過程で、アイデア事例「見える化」「時間短縮」「データ移行」を実践してみると、スムーズな業務効率化につながるでしょう。

 

Email登録で最新情報を入手