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業務効率化を図るために心がけたい基本的なこと

健康経営ノウハウブログ編集部
2018/11/01 16:30:19

経済産業省が推進する「健康経営」という方針をそれぞれの企業に適用するために、人事関係のセクションの担当者が、頭を悩ませています。健康経営とは、会社のスタッフの健康を改善して、会社としての生産性を向上させる狙いがあります。スタッフの健康には、フィジカル面での健康はもちろん、メンタル面での健康も大きな要素です。業務効率化を図ることによって、スタッフのメンタルヘルスを向上させることができます。

 

業務効率化にはこんなメリットがある

業務効率化を企業として推進していくことによって、それぞれ個人の生産性が上がるというだけでなく、企業全体としての生産性の向上という効果を得ることができます。業務効率化の主な効果は時間を短縮して業務ができるということにあります。

たとえば、業務効率化のひとつとして、共有するデータや、個人で使うデータのファイル名の命名規則を定めるということがあります。これにしっかりとしたがってそれぞれがファイルを作成していくことによって、欲しいデータにアクセスするまでの時間を劇的に改善することができます。

営業担当者が探しているデータを、アシスタントにどこにあるかをたずねたりして、ファイルを見つけるという業務を飛ばして、すぐに希望したファイルを見つけて、本来の業務で行いたかったことをはじめることができるのです。探す時間がかなりかさばってしまって、顧客へ提出する資料の作成などの、本来の業務のために使う時間が圧迫されてしまい、ベストのパワーで資料作成ができないとか、資料提出が遅れてしまうということが起こりかねません。業務効率化によって、本来の業務に多くのパワーを費やすことができるようになるのです。

さらに、仕事にかかってしまう時間を短縮することによって、仕事中にもリラックスする時間を持つことができ、めりはりのある仕事となります。これにより、創造性を高めて、さらに効果が高い業務をこなすことができるようになります。または、仕事を早く終えて、夕方や夜の過ごし方を充実させることができます。ライフワークバランスをよい状態に保たせることも、仕事の生産性を向上させられます。家族との大切な時間を過ごしたり、習い事や多彩な趣味に時間を費やしたりして、翌日・翌週の仕事の集中力が高まるでしょう。

 

集中することで精度とスピードを上げる

業務効率化のメソッドのひとつとして、業務に集中できる時間をつくるという方法があります。当然のことながらすべてのスタッフは仕事に集中していますが、いろんなことにその業務が妨げられてしまいます。クライアントからの急な問い合わせがあったり、社内チームのメンバーからの業務に関する確認が入ったり、さまざまな割り込み業務が生じます。多くの割り込み業務があるなら、本来取り掛かっていた業務が思ったように進捗しないということにもなりかねません。割り込みをうまくコントロールしないなら、「健康経営」のマイナスとなる、残業して遅れた作業を取り戻さなければならないという悪い循環を招いてしまいます。

集中して作業できる時間を設定するなら、割り込み業務による業務の遅れの心配がありません。それぞれのスタッフが2時間程度まで、電話を受けたり話しかけられたりできないという時間を設定し、「集中タイム」などと書かれたサインを掲げておくことができるでしょう。一日のそれぞれのスタッフの集中タイムがわかるように周知しておくことによって、この制度を浸透させることができるでしょう。

割り込み業務を減らすための努力も、集中して仕事をする時間をつくるための助けとなります。電話をかけてきそうなクライアントには、こちら側から前もって連絡を取っておいて質問などがないかをたずねておけます。集中したい時間帯に相手方から急な連絡を受けて時間を奪われないようにできるのです。また、業務を他のチームメンバーと共有化して、自分だけが知っている情報というものがなるべく少なくなるようにすることができるでしょう。これによって、集中したいときにチームメンバーからのとっさの割り込みが入ってくることを極力避けることができます。 business_204

作業にかかる時間を見直す

業務効率化の成果をアップさせるためには、それぞれの仕事を果たすための時間を正しく見積もることが大切です。作業に要する時間の見積もりを正確にするには、仕事の細分化をすることが欠かせません。メリハリをつけて行えば、だらだらと1時間ぐらいかけていた作業が、たったの5分や10分程度で済ませることができることもあります。たとえば、一日のはじまりのメールチェックなどがそうです。きちんと時間を決めて取り組むようにすると、ずるずると余分な対応までしてしまって、時間を浪費してしまうということを避けることができるでしょう。

会議にかける時間も、最小限に短縮できます。会議に入る前に、各参加者がどのような議題をどの程度検討するのかを知っておくなら、会議開始と同時に有意義な論議を交わすことができます。有益な発言するためには、必要な情報が事前に渡されていなければなりません。前もって、チームのメンバー内で情報のシェアリングができていると、決定するときのスピードとして活かすことができるでしょう。

また、作業の意味をよく知ることによっても、業務効率化ができます。事務作業の中には、前任者から引き継いだままその仕事を、ルーティーンワークとして果たし続けているという場合が見受けられます。しかし、実はその作業自体が他の業務とまったくつながっておらずムダになっているということもあります。ムダになってしまう作業は徹底的に見直して、社内のルーティーンワークから排除しましょう。

 

ネガティブな感情は業務効率化の妨げになる

業務効率化を目指す途上では、多くの変化が求められます。スタッフの中には、求められる変化についていけないとか、それによって効率化されるとは思えないという、ネガティブな感情を持ってしまうという場合もあるかもしれません。業務効率化のプロセスの中には、すぐに効果を得ることができるわけではない施策も多くありますから、このネガティブな感情を持ってしまうスタッフたちに協力してもらえるような体制構築がポイントとなります。

中には、組織として「ムダ」であると定義したコトから得られる経験などを大切にしているというスタッフのかたもおられるかもしれません。または、効率化をしたとしても、別の仕事を増やされるだけであって、個人としては、効率化のメリットを感じないという意見もあるでしょう。根気よく、業務効率化とは何なのか、それぞれのスタッフにどのような意味をもたらすか、ということを浸透させていくことが大切です。目的が、それぞれのスタッフがさらに余裕をもってクオリティの高い仕事をすることができる環境をつくることであることを説明しながら、業務効率化のメリットを強調していきましょう。

ある程度、業務効率化の過程をそれぞれのスタッフに任せておくという方法でも、効率化を図れます。厳密に作業の進捗を見守られて監視されていると感じてしまっているようでは、自由な発想による効率化の効果が生まれません。決定権などの裁量を持たせないなら、ロボットのように働くだけになってしまいます。どのように効率化をするかということについても、それぞれの裁量に任せて結果を見て評価することができるようになればよいのではないでしょうか。

 

企業全体の業務効率化のために

企業として適度なルールづくりをすることがとても大切です。他の項でも取り上げましたが、ファイルの命名規則もそのひとつです。業務効率化をすることによって得られるメリットをすべてのスタッフがよく理解して取り組むことができるように、意識改革を教育していきましょう。業務効率化によって生産性が向上し、個人としてそれぞれのスタッフが、よりよいモチベーションを抱いて業務に取り組んでくれるようになることが、目的であるということを認識してもらうようにしましょう。

業務効率化には、ITの力も大きく寄与してくれるでしょう。ファイルを共有したり、コミュニケーションをさらに円滑にするためのツールを用いたり、連携して行われる作業の進捗を全体で見える化するためのソフトウェアを使ったり、いろいろなジャンルのツールがあります。どのようなシステムを採用するかをよく検討して、企業の業務体系に即したシステムを導入するようにしましょう。

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まとめ  業務効率化の意味をすべてのスタッフが理解して取り組める環境を目指そう

業務効率化には、経営陣や人事・労務などの関係部署だけでなく、すべてのスタッフがよいモチベーションを持って取り組めるようにすることが大切です。メリットをよく理解してもらい、生産性の向上などの効果を実感してもらうようにしましょう。集中力がアップするための施策も積極的に取り入れるとよいでしょう。作業のムダを上手に省けるように、業務のフローの効率化にも取り組んでいくことによっても生産性の向上を目指せます。社内全体で効果的に業務効率化に取り組んで、よりよい社内環境づくりを心がけましょう。

 

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