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業務効率化を図るために実践すべき8つのこと

健康経営ノウハウブログ編集部
2018/11/14 11:30:00

健康経営に取り組むには、従業員の働き方改革が必要です。そのためには業務効率化による残業時間削減が求められるのではないでしょうか。「業務効率化」は、よくいわれることですが、掛け声だけではなかなか実行できません。まずは業務効率化の8つのポイントを実践することから始めてみてはいかがでしょう。

 

明確な目標を持ち、スケジュール立てのルールを決める

まずは明確な目標を持つ

仕事を効率的にこなし成功に導く人は、大きな目標を設定し、そこに行きつくまでの小さな目標を見つけて、ひとつずつ目標を達成しています。小さな目標をクリアしていくことによって、小さな達成感が生まれ、大きな目標に向かうモチベーションが高まるのです。そうすれば、より効率的に仕事ができるようになるはずです。

 

スケジュール立ては優先順位をつけて

目標を設定すれば、そこに向かって一歩ずつ近づくために具体的なスケジュールを立てていきます。但し、スケジュール立ては一定のルールを決めておかないと、確認ばかりに時間を取られてしまいます。

まずは「やるべきこと」を書き出し、優先順位を決めていきましょう。優先順位を決めると、頭の中に残りやすく確認する手間を省くことができます。そして、その順番に沿って物事を進めていけば効率的に進めていくことができます。優先順位の決め方は、人それぞれ、ケースバイケースですが、目の前にある仕事の中で、より早く仕事を終わらせ、成果を出せるものを選ぶようにしてはいかがでしょうか。

スケジュール立ての一定のルール化という点で、ひとつ提案をします。外回りの営業であれば、移動の時間を短縮するために、得意先を訪問する順番を決めておくとよいでしょう。また、打合せで話の手順を決めておけば、話が短くなり商談もスムーズに運ぶのではないでしょうか。

また、スケジューリング管理ツールを活用すると便利です。外出先でも簡単にスケジュールを確認できるほか、複数のスタッフで情報を共有して、仕事の進捗管理を徹底できます。もし自分が忘れても部下や同僚が教えてくれることもあるでしょう。無料のツールもあるのでダウンロードして活用してみましょう。
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作業にかける時間を決めて無駄なく動く

仕事は期限を決めておかないと、いつまでもダラダラと続けてしまいます。また、作業時間を短縮するという意識を持てなくなります。仕事には期限を設けるようにしてください。但し、作業にかかる時間が分からなければ、期限を設けたり、的確にスケジュールを立てることはできません。1週間、作業時間の記録を付け、作業ごとにかかる時間を確認してください。

作業時間を把握できれば、「この作業は何時から何時まで」というタイムスケジュールを決めていきます。作業時間は細かく決めるほど時間を管理しやすくなります。たとえば、「この資料作りは30分以内で」「メールチェックは5分」といった具合です。

このように小さな目標を設定すれば、「次はもう少し時間を短縮しよう」という意識づけができ、無駄なく動くことができます。そして新たな目標を持って作業に取り組むことができ、1人1人の成長につながっていきます。

 

集中力を分散させないことが重要

複数の仕事を同時並行して進めている人は一見、生産性が高く、仕事ができる人のように見えます。本人も効率よく仕事をしていると思っているのかもしれませんが、実は逆効果だということが分かっています。アメリカの科学誌ニュー・アトランティスに掲載された「The Myth Of Multitasking(マルチタスキングに関する誤った通念)」では、ひとつのことに集中したときよりも、複数の作業を同時進行した時の方がストレスホルモンを放出しやすいと述べられています。ストレスホルモンは不安を感じさせるだけではなく、短期記憶ができなくなるというデメリットが生じます。一方で、ひとつのことに集中すれば、脳の長期記憶を司る部分が活発に動き、長期間、記憶が保持されることも分かっています。

複数の作業を同時進行すると、集中力が分散し、どちらも中途半端になってしまいます。その結果、成果物のクオリティが下がり、結局はやり直しする羽目になりかねません。まずはひとつの仕事を完成させてから、次の作業に取りかかる方が効率的です。

ちなみに、複数の作業を同時並行して実行するコンピュータのシステムのことを「マルチタスク」といいます。しかし、効率化につながるのはコンピュータの世界だけで、人間はひとつずつ確実に作業をこなしていく方が効率化への近道といえそうです。 business_251

自分1人で対応できない場合は他の人に頼む

あなたは自分1人でこなしきれない量の仕事を抱えていませんか。1人でできる仕事量には限界があります。本当に効率よく仕事ができる人は、「自分の作業量を減らし、楽をすること」を第一に考えます。楽すること、つまり誰かに頼むことです。他の人に依頼する場合は、丸ごと渡すのではなく、細分化して複数の人にお願いする方が効率的です。依頼するときは、相手の経験や持っている知識、実力を理解し、適切な質と量の仕事を渡しています。

また、相手に敬意と感謝の意を示すこと肝心です。いざというときに快く仕事を引き受けてもらうためには、まず自分から敬意を表し、日頃から密にコミュニケーションを取って信頼できる関係を築いておくことです。すると相手も、あなたを信頼し仕事を依頼したときに快く引き受けてくれるはずです。

 

大きな仕事ほど、しっかりと計画を立てることが重要

早く作業をこなしたいばかりに、事前にじっくり考えることなく作業を進めていませんか。特に大きな仕事については、まず段取りを考え、見通しをしっかりと立てておきましょう。 大きな仕事は1人ではできないので、チームを組み、作業を細分化して、それぞれに責任に与えて進めていきます。チームメンバーとコミュニケーションを取り、進捗管理を徹底していくことで期限内に仕事を終えることができます。 チームメンバーと意思統一を図るには、ミーティングを開くことも重要です。但し、長いミーティングは非効率で時間の無駄です。ミーティングを開く場合は、必ず目的と目標を定め、必要な資料を用意して、進め方を考えておきましょう。定例会議だから、気心が知れた仲間だからと気を抜いて会議に臨むのではなく、実りある会議にするという意識を持ち成果を出すことを心がけましょう。

 

効率的にコミュニケーションを取る

大きな仕事はもちろんですが、小さな仕事も1人ではできません。たとえ、1人で作業する場合でも、お客様がいるわけで誰かとコミュニケーションをとっています。仕事を効率化するためには、コミュニケーションの円滑化を図ることを考えましょう。

たとえばメールの場合。疑問が出るたびにメールをしていると、何往復もやり取りをすることになります。そのたびに相手の作業が中断され、仕事に集中ができなくなります。できる限りメールは一度に済ませるように心がけてください。

対面でも同じで、何度も指示するのではなく、一度にまとめて指示した方が効率的です。また不適切な指示により、間違った結果になれば、やり直しになり非効率です。内容が正確に伝わるように、しっかり考えながら話し、相手に伝わっているかを確認することも大切です。

 

業務効率化の近道は、整理整頓

あの資料が、どこに行ったか分からない」「ボールペンはどこに行った」「エクセルデータを、どこのフォルダに入れたか分からない」「出かける間際になって名刺がないことに気づいた」など、モノをアレコレ探し回る人も多いのではないでしょうか。モノを探すことが多い人は、それだけ多くの時間を浪費しています。モノの定位置を決めるなど、整理整頓を常に意識づけることで、効率化が図れます。 business_252

休憩をしっかり取ることが必要

大量の仕事をこなすには、それなりの時間が必要です。無理なスケジュールをこなすために、朝早くから夜遅くまで働いていては、心身ともに疲れ果て、作業効率が落ちるばかりでなく健康も害してしまいます。家族との時間や、プライベートの時間も持てません。

仕事の効率をアップするためには、しっかりと休憩を取ることが必要です。より良いコンディションを保つことは、仕事をする上でとても重要です。疲れ切ってしまってから休憩をしても意味がないので、疲れる前にこまめに休憩を取ることがポイントです。作業と作業の間に一息入れて、軽い体操をしたり、コーヒーを飲んだり、ランチタイムにリラックスできる時間をつくってみましょう。また、チームリーダーはメンバーを適度に休まさせて、最高のパフォーマンスを発揮できるようにしてください。

 

まとめ

「業務を効率化したい」「仕事を終えて早く帰りたい」「家族との時間を、もっと増やしたい」と思っているだけでは、現状が好転することはありません。また、「業務効率化の話は、よく聞くけど、なかなか実行できない」という方もいるのではないでしょうか。

そういう人は、業務効率化の8つのポイントのうち1つだけでもピックアップして実践してみましょう。少しでも業務が効率化すれば、仕事に意義を見出し、やりがいを見つけられます。そして毎日の生活にメリハリが付き、余裕が生まれてくるはずです。ぜひ、取り組んでください。

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