幸せな働き方改革サービス
幸せな働き方改革サービス
Menu
幸せな働き方改革サービス

業務効率化の実践のために押さえておきたい方法とポイント

健康経営ノウハウブログ編集部
2018/11/07 9:30:00

働き方改革が始まる背景となったのが、長時間労働の常態化です。長時間労働を是正するためには、人員を増やして一人あたりの業務負担を減らす方法もありますが、コスト的になかなか難しい現実もあります。 しかし、人員を増やす代わりに業務を効率化することで時間を短縮する場合もあります。そこで、本記事では社内の業務効率化を実践するために押さえておきたい業務改善のポイントについて解説します。

 

業務効率化をする方法とは

業務効率を改善するには、5つの要素が必要です。すなわち、事前準備・作業時間の把握・スケジュールリング・適度な休憩・業務知識の5つです。ここでは、これら5つの要素が具体的にどのようなことなのか解説します。

 

事前準備は必須

会議を効率よく進められるかどうかは事前準備がモノを言う

会議は、きちんと事前準備をすることで時間短縮につながります。まず、あらかじめ議題やゴール(目的)を決めましょう。資料も事前に作成し、共有ファイルなどで共有するようにしておけば、担当者が資料を印刷する手間も省けます。 また、会議ではあらかじめ仕切り役を一人決めておき、進行の段取りを組んでおくとタイムキーピングでき、無駄な延長が防止できるでしょう。

 

文書整理にも事前準備が必要

効率的な文書の整理にも、事前準備が役に立ちます。オフィスには契約書や請求書、納品書などの大量の書類が眠っており、定期的な整理整頓に迫られる会社も多いでしょう。それらの書類を整理するには、事前にルールやワークフローを決めておくことが重要です。まずは、保管するものと破棄するものとに分けます。保管するものはスキャニングしてサーバーなどで保管するとスペースの削減にもなります。仕様や作業担当者、スケジュールも決めれば、効率よく作業が進められます。

 

作業にかかる時間の把握

また、日頃行っている業務で、作業にかかっている時間を把握することも業務効率の改善につながります。自分の業務を細分化して、それぞれの作業にかかっている時間を算出してみましょう。そこで、以下の点に着目します。

 

  • 必要以上に時間のかかっている作業はどれか
  • 効率を引き下げている原因となっている作業は何か
  • 作業時間にばらつきが生じているものはどれか
  • 繰り返し行っている作業は何か



このように作業時間を「見える化」することで、改善すべき部分が把握できます。上記に当てはまるものは、いかに効率よく進めるかを考えます。これ以上効率化できないものについては、他の人を巻き込んでチームで行うなどの対策を立てると良いでしょう。 business_228

1日の仕事のスケジュールを決める

1日の仕事を始める前に、5分程度でよいのでざっと1日の予定を立てましょう。やるべきことを書き出すだけでなく、何にどれくらい時間がかかりそうかを予想しておくことも大切です。 スケジュールを立てておけば、やるべきことが目に見えてわかるようになります。何かに追われるのではなく、積極的に仕事を進められるようにもなるでしょう。また、次に何をすればよいかを考える時間も削減できるので、業務のスピードアップにつながり、一石二鳥ではないでしょうか。 予定を立てるのは会社に到着してからでもよいのですが、できれば出勤前に済ませておくことをおすすめします。そうすれば、会社に到着して準備ができ次第、すぐに業務に取り掛かれるからです。

 

適度に休憩を摂る

オンとオフのメリハリをつけよう

どんなに忙しくとも、1日に数回は休憩時間を設けることも大切です。仕事の合間にリフレッシュする時間を設けることで、気持ちを切り替えることができ、効率も上がります。オンとオフをしっかり分けてこそ良い仕事ができる、と考えましょう。

 

睡眠時間もきちんと確保しよう

実際に、睡眠時間と脳の認知能力の関係について調べたデータがあります。被験者を3つのグループに分け、それぞれの睡眠時間を「4時間」「6時間」「8時間」に設定。そして、睡眠時間を設定時間よりオーバーしないよう注意しながら、2週間生活してもらいました。すると、8時間睡眠のグループでは認知能力にほぼ変化はありませんでしたが、6時間睡眠のグループでは2週間で2晩徹夜したのと同程度の認知能力になってしまうことがわかったのです。

また、別の実験では、連続して15時間以上起きていると、酒気帯び状態と同程度の作業能力になることもわかっています。それが17時間以上になると、体重45キロの人が缶ビール1本を飲んだのと同程度の作業能力になるといえます。

出典:枝川 義邦「『睡眠負債に気をつけよう』(視点・論点)」『NHK解説委員室』

 business_229

知識を増やすことは効率化につながる

どの会社でも、業務を効率化しようと思えば、まずは自社の業務知識に詳しくなることが大前提です。日々の業務を通して、自社の製品やサービスのこと、社内アの自分の役割について理解を深めていきましょう。マニュアルがあれば読み込む、業務の中でわからないことがあれば上司や先輩に質問するなどすることも大切です。

また、会社に関する知識だけでなく、業務に使用するためのツールに関する知識も蓄えておくと、効率よく業務を進めることができます。たとえば、パソコンの作業では、ショートカットキーを活用する、よく使う用語や文章を単語登録するなどしておくと良いでしょう。また、エクセルの票を作るときでも、関数を知っていれば、データの整理や集計のスピードが上がるのでおすすめです。

 

効率化を実践しよう

マルチタスクはかえってNG。「シングルタスク」に転換を

業務を効率化するには、1つのタスクに集中する「シングルタスク」のほうが良いという考え方があります。 一般的には、一度に多くのタスクをこなす「マルチタスク型」のほうが「仕事ができる人」とのイメージがあるかもしれません。しかし、100を超える企業や大学にリーダーシップやチームマネジメントなどの指導を行ってきたデボラ・ザック氏によれば、一度に1つの作業に集中して生産性を上げてこそ、より一層成果が上げられるのだといえます。

出典:デボラ・ザック『SINGLE TASK 一点集中術――「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる』(ダイヤモンド社、2017年)

なぜなら、マルチタスクになると、かえって注意散漫な状態になりやすくなるからです。たとえば、集中してある作業をしている途中で、電話が鳴ったり、メールが入ってきた場合があったとしましょう。その電話やメールに対応してしまうと、今まで作業をしていたことと異なる情報が入ってくることになります。 すると、電話やメールへの対応が終わってもとの作業に戻るときに、「それまで何をしていたかを思い出す」という工程が必要になります。そのため、もともと集中して行っていた作業の能率が落ちるのです。

 

集中できる環境を作る

ひとつの物事に集中するためには、一時的に一切の情報を遮断し、集中できる環境を作り出すことが必要です。デボラ・ザック氏も、その著書の中で「シングルタスクをするには、いまという寸簡、ほかの要求にいっさい応じることなく、1つの作業だけに取り組むことが求められる」と述べています。 集中する環境を作るために、たとえば、スマートフォンは電源を切るかサイレントモードにする、SNSのアラート機能をオフにする方法があります。クライアントなど外部の人に対しては、「○時~○時までは電話に出られません」と対応できない時間を知らせておきましょう。それと同時に、「○時以降であれば対応できます」などと、対応できる時間も伝えると親切です。

また、締め切りのない仕事でも、「○時までに終わらせる」と自分の中で締め切りを作りましょう。そうすると、何としてでもその時間までに終わらせようという気持ちになるので、おのずと作業スピードも効率も上がるでしょう。

 

徹底的にマニュアル化する

社内全体の業務効率化を進めるためには、業務を徹底的にマニュアル化して業務知識を共有することも非常に重要です。

株式会社良品計画が全国に展開する無印良品では、各店舗の店長が持つノウハウを凝縮した2000ページにも及ぶマニュアルがあります。今まで、各店舗の売り場づくりは店長の経験やスキルに頼って行うしかありませんでした。しかし、マニュアルが全国の店舗に共有されることで、売り場の質が均一化され、すべてのお店で「無印らしさ」を出せるようになったといえます。同社では、人材育成もマニュアル化を進めています。人材育成は指導者によってやり方や教える内容が異なっていて、教育の質にもムラが出ていました。しかし、業務内容を詳しくマニュアル化することで人材育成の仕組みをつくり、だれでも同じように指導を行うことができるようになったのです。

出典:「勝ち続ける会社が考えていること。無印良品を立て直した『仕組み』とは」『経営をアップグレードしよう!』

business_229 

社内SNSで会議の時間も短縮

業務効率化の方法の一つとして、社内SNSを取り入れ、効率化に成功している事例もあります。株式会社アウンコンサルティングでは、社内SNSを取り入れて、経営会議にかかる時間を3時間から1時間へ短縮し、ロスをなくすことに成功しました。 まずSNSで社内グループを作り、事前に資料を共有した上で、会議当日までの4日間で参加者が意見を投稿します。そして続々と投稿されてくる意見を議長が整理して参加者全員に共有すれば、会議の時間には審議の必要がなく、確認を行うだけで済むのです。

SNSを使うと、インターネット環境があれば、いつでもどこでも自由に意見が投稿できます。同社代表の信太明社長によれば、週2時間のムダが削減できるので1ヶ月に8時間は時間が節約できていることになるとか。さらに、会議には1回あたり20名ほどの幹部が出席するので、ひと月当たり8(時間)× 20 = 160(時間)もの時間を削減できることになります。その分人件費も節約できることになるので、財務状態の改善にもつながるでしょう。

出典:瓦版編集部「社内SNSで大幅な時短を実現する働き方」

 

まとめ

長時間労働はただちに是正しなければならない問題ではありますが、人材不足が叫ばれる昨今では人員を増やして労働時間を減らすことは難しいでしょう。業務負担を削減するためには、業務効率化が必要不可欠な世の中になりつつあります。上記のような工夫で業務効率化が実現すれば、全体的な労働時間も経営コストも減ります。そうすれば誰にとっても働きやすい職場環境が実現できるのではないでしょうか。

 

 

Email登録で最新情報を入手