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業務効率化と働き方改革 業務効率化を進めるために個人・組織でできること

健康経営ノウハウブログ編集部
2018/11/04 9:30:00

2018年6月に働き方改革法案が可決され、いよいよ本格的に働き方改革が進められていくこととなります。これまでさまざまな問題点を抱えていた労働者側の意向をくみ取り、「生きるために働く」のではなく、自分らしく生きるために健全な働き方を選択できることが望まれます。今回は、働き方改革が行われるうえで重要となる「業務効率化」をスムーズに進めていくために必要なポイントを解説していきます。

 

業務効率化と働き方改革の関係

働き方改革が推進されるに至った背景には、近年国内で大きな問題となっている「少子高齢化による労働力減少」があげられます。全国民の総数は減少をたどる一方で、若年者の割合が服なくなり、第一次・第二次ベビーブームといった中高年世代の割合が高くなっているのが現状です。

また労働力減少の背景には、結婚・出産による30代前後の女性退職者が多く、定年を迎えた高齢者層の雇用機会が少ないという問題がひそんでいます。働き方改革ではこうした労働力減少を食い止めるべく、労働力の掘り起こしとともに、それぞれのニーズに合わせた多様な働き方ができるような環境づくりに焦点をあてています。働き方改革では、属性にとらわれない多様な働き方を推進する一方、長時間労働の是正、正規・非正規にかかわらず公正な待遇を確保できるような施策も盛り込まれています。これまでの枠にとらわれない働き方をするためには、仕事のやり方そのものにもメスを入れる必要があるでしょう。

そこで重要となるのが業務効率化です。これまでのやり方を見直し、必要な部分は残して不要な部分は削ります。結果として効率性がアップし、限りある人材でこれまで以上の成果を生み出す「生産性向上」へとつながるのです。

 

業務効率化の問題点

企業側としては、人材の能力を最大限に活かし、企業の成長・発展・収益アップへとつなげたいのが本音です。そのためには業務効率化が重要課題となるのはどの企業も同じでしょう。

しかし業務効率化は、企業へもたらすメリットはあるものの、推進していくうえでいくつかの問題点があることも事実です。ここで、2つの問題点に焦点をあてて見ていきましょう。

 

効率化には限界がある

業務効率化といっても、限界があるのは当然のことです。たとえば、自筆で1000文字を書く必要があった場合、1時間かかったとします。いくつかの工夫を重ね、40分で完成できたとしましょう。

しかしある程度の努力をしても、きちんと読み取れる文字を書くには5分や10分では不可能です。どれだけ努力をしても、どんなスキルを持った人でも、限界はあります。「もっとできるはずだ」「まだまだ頑張りがたりない」といわれても、品質が損なわれてしまうほどスピードアップするわけにもいきません。

現在はIT分野の普及に伴い、AI(人工知能)の活用も注目を集めるようになりました。AIで代替がきく作業に関しては上記のような問題が解消される可能性が大いにあるでしょう。しかし、人間にしかできないこと、他で代替がきかないことほど、効率化には限界があるということを肝に銘じておく必要があります。business_217 現場は楽にならない

先述した「AI」の力に頼ることなく、作業工程の削減などに重きを置き、人員を増やさずに業務効率化を実践・実現した場合にも、問題点がひそんでいます。

たとえば効率化を進めるあまり、労働者に無理をさせることで噴出する「フラストレーション」。現場の雰囲気が悪くなり、人間関係、特に上司と労働者との関係にひびが入る可能性もあります。業務効率化によって作業時間が短縮し、時間に余裕ができるのはメリットのひとつです。一方で、手持ちぶさたにしているわけにいきません。上司から新たな仕事が回ってきたり、仕事を探すことになったりする現場もあるでしょう。

結果として労働者側に仕事が増えることとなり、業務効率化をすると楽にならない、損をしてしまうという考えに至ってしまう恐れもあります。業務効率化が実現しても、裏を返せば負のサイクルを生み出して職務怠慢な労働者が増えるリスクも考えられるでしょう。

 

効率化の成功には制度を変える必要があることも

とにかく「業務効率化」を推進しているだけでは、企業が望むような生産性向上へは遠く険しい道のりとなるでしょう。業務効率化を進めるうえで重要なのは、企業・労働者ともに利益・メリットが望める「Win-Win(ウィンウィン)」の関係が成り立つことです。

企業側だけに利益があるのであれば、労働者側の不満は爆発し、人材の確保・定着はおろか、優秀な人材の流出にもつながりかねません。働き方改革が本来目指すゴールと真逆の方向へ向かうことになるでしょう。「業務効率化をして早く退社できるようになったけれど、新たな仕事が増えた。けれど残業時間は減ったので、給与は下がった」では、労働者にとって何の利益もないことは明白です。

作業効率化の問題点を解消し、成功へ導くためには、「業務効率化を進めることで、労働者にメリット・利益がもたらされるしくみ」を制度化することも、解決方法のひとつとして考えられます。たとえば、評価制度の改正は重要なポイントとなるでしょう。企業に必要な業務効率化を図り、貢献した労働者に対して、適切な評価が与えられるのは当然のことです。業務効率化を進めた結果、成果があった、つまりは生産性が向上した場合、そのグループや労働者個人を正しく評価できる制度を整備する必要があります。

これまでの昭和的な風土が残る企業では、「残業することが美徳」「がむしゃらに苦労してこそ素晴らしい」といった考え方がいまだに残っている場合もあるでしょう。企業内の考え方を根幹から改革し、効率よく自分らしく楽しく働いて成果をあげることを良しとする社風に変革することが大切です。

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業務効率化のためにまずやるべきこと

企業が働き方改革に取り組むにあたり、業務効率化を推進するうえでいくつかの問題点と解決方法をご紹介してきました。それを踏まえたうえで、個人・組織の双方でこれから取り組むべきことを考えていく必要があります。

ここでは具体的な業務効率化の方法についてご紹介していきます。現在の職場でできていないこと・取り入れてみたいことがあればぜひ参考にしてみてください。

個人に限らず、組織全体でできることもあるはずです。組織全体の考え方を変え、新たな取り組みをはじめることで、それぞれの人が求める多様な働き方を実現する近道となるでしょう。

 

個人の取り組み

個人単位で行う取り組みとして、まずは自分の仕事内容を洗い出し、全体的な流れを知ることが重要です。具体的にすべきこと・不要なことがはっきりとしてくるでしょう。ここで、業務効率化を進めるうえで、個人でできる取り組みを3つピックアップしてみました。

 

ToDoリストの作成

それぞれの職種によって仕事の流れはさまざまですが、「〇日までにすべきこと」「〇時までにすべきこと」など、複数の業務を抱えている場合が多いでしょう。この場合、すべて書き出してリスト化することで、頭のなかを整理して効率よく業務を進めるチャンスが生まれます。business_219 

作業時間の組み立て方を見直す

1日のタイムスケジュールを組んでいる人も多いでしょう。ただスケジュールを組むのではなく、その後の振り返りは行っていますか?改善できるポイントを見つけることにもなるので、ぜひやってみてください。たとえばある作業時間が予定よりもかかった場合、その原因を探ります。作業と作業のすき間時間が思った以上に多かった場合、今度からはスケジュールを組みかえたり、短時間でできることを組み込んでみたり、工夫をすると時間を有効活用できます。

 

アナログ作業の抜本的改革

紙ベースの作業を減らす・チャットなどを利用して社外でもできることを増やすなど、これまでアナログな方法で時間がかかっていた業務を抜本的に変えてみましょう。

 【関連】生産性向上のためのおすすめツール

 

組織の取り組み

組織として業務効率化に取り組むメリットは、部署ごと、企業全体のやり方を大きく変えられる点です。ここで、大きく2つのポイントにまとめて見ていきましょう。

 

業務フローの見直し

部署全体での業務フローが、ここ何年も更新されていないという企業もあるのではないでしょうか。働き方改革を機に、業務フローを作成し直し、不要な工程については削除する「英断」も必要です。工程を削除する代わりに、新たな効率の良い方法やアイデアが生み出されるよう、チームでのミーティング時間を設けるなどもコミュニケーションの観点からみて有効だといえるでしょう。

【関連】業務効率化を考えるなら!必ずやりたい7つのこと 

 

会議における考え方の見直し

業務効率化は、業務のやり方だけではありません。不要な長時間の会議を頻繁に開催していませんか?時間を有効活用するためには、無駄な会議時間を実務時間にあてることも大切です。会議の開催回数を減らす、会議の時間をあらかじめ決めておき、延長は決してしないなど、組織内での会議ルールを厳密に決めておくのも得策でしょう。

 

まとめ

仕事量が多いからといって、単純に人員を増員させれば解決するという問題ではありません。仕事がスムーズに進まない理由には、作業の進め方・方法といった個人的な問題、さらには組織的な問題が関連しているかもしれません。業務効率化は、個人的な仕事のやり方次第で工夫できる要素も多いでしょう。しかし、組織自体が旗振り役となり、率先して業務効率化について働きかけを行っていくことが有効です。企業は、労働者個人が進んで業務効率化に取り組める環境づくりに注力してみましょう。

 

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