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業務を効率化するなら行いたい3つのこと

健康経営ノウハウブログ編集部
2018/11/05 9:00:00

近年、AIの登場によって再び「業務効率化」という言葉を見直される機会も増えてきました。確かに会社の業務を効率化することによって生産性も上がりますし、コストダウンにもつながります。また、アイディアの全体的な業績もグングン伸びる状態になります。というわけで今回は業務効率化を目指す上で、どこに着目すれば良いのか、どのような手段があるのか、周りの会社の事例などと合わせてご紹介させていただきます。

 

業務効率化が与える企業と社員にとってのメリット

コスト削減につながる

業務効率化を遂行すると、人件費の見直しや長期的なコストダウンなども見込めます。会社によっては小さな経費が積み重なるだけでも無視できない金額になりかねません。単純に少ない人員で効率よく利益を出すことができるようになるとも言い換えられますね。

 

会社全体の利益・業績向上

従業員の無駄な作業を減らすことによって企画やアイディアなどを創出する機会が増え、結果的に会社全体で前向きな経営が可能になります。また、優秀な人材が無駄な作業に追われることなく能力を発揮できる機会や場所を提供しているため事業規模の拡大なども狙うことが可能です。

 

社員の離職率の低下

残業がなくなり定時に帰ることができると、従業員のワークライフバランスが整えられ会社における帰属意識も高くなります。結果的に離職率の低下を狙うことができ、優秀な人材を会社に残しておけるというメリットもあります。

 

業務を効率化する3つのポイント

業務効率化に必要なのは3つのポイントがあります。それは「その業務が必要なのか見極め」「具体的改善案を提案し」「実際に導入する」ということですね。

 

本当にその業務が必要か見極める

効率化とは簡単に言ってしまえばまずは業務の”無駄”を見つけることとも言えます。企画やプレゼン、営業などは売り上げや会社の名前に直接つながるような業務です。

しかしデータ入力などの単純作業などは言ってしまえば「誰にでもできてしまうもの」ですよね。「人を割いてまで行う業務なのか?」「社員に適当な割り振りができているのか?」そんな”無駄”を見つけることからスタートしてみましょう。会社によって扱う商材も違ってきますし、そうなるとするべきこととしなくてよいことなども変わってきます。会社の特徴を生かした作業の効率化が良いでしょう。

 

社員の声を聞いてみよう

また、業務とは現場で行われているものです。業務効率化を勝手に推進するのではなく、社員にアンケートを配り、ここはいらないのではないか?こんな所は改善できるのではないか?といった、実際の現場の声に耳を傾けることが一番です。

「社報や日報など、読んでいる人がいるのか?」「書類で済ませられる確認事項を会議で行なっていないか?」このように,役職や人事など、幹部含め「会社にとって当たり前になってしまっていること」を改めて見直しましょう。

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「トヨタ生産方式」を参考にしてみては?

業務効率化を目指す上で、世界で最も効率的な生産方式とも言われている「トヨタ生産方式」も参考にしてみましょう。会社だけでなく、社員も以下の7つのムダについて意識することで無駄を見つけることができるのです。

 

  1. 造りすぎのムダ
  2. 在庫のムダ
  3. 手持ちのムダ
  4. 運搬のムダ
  5. 加工そのもののムダ
  6. 動作のムダ
  7. 不良、手直しのムダ

 

またトヨタ生産方式を語る上で外せないのが「作業の多能化」ですね。社員が様々な業務をこなすことができるようになることで、ひとりひとりへの負担が必然的に減ることにつながります。

 

いかがでしょうか?製造業だけでなく、あらゆる企業にも適用されうるといわれているため、7つの事項を頭に入れておいても損はないでしょう。

 

具体的な改善案を提案する

急に外注化やツールの導入によって改善を行うのではなく、それぞれどのような業務改善案、プロセスで一番効率よく働くのかを計測することも大切です。なんとなくでツールや外注化を図って、結局仕事やコストが掛かってしまったとなれば本末転倒です。無駄な作業を見つけたのであればその作業同士を組み合わせるだけでも大幅な効率化を狙えます。

例えば今まで定例として決められていた会議と、企画が出る度に行われていた会議を1つにするだけでも時間や資料などの削減につながります。

また打ち合わせや営業が多い場合は、それぞれルートを事前に決めておくだけでも交通費の削減や社員の全体的なスケジューリングやもスムーズに進むはずです。商品のクレームやお客様対応などに時間が追われるのであればHPなどに説明書きを加える、購入者ページなどを見やすくするといっただけでも作業効率はアップします。

「この作業とこの作業は組み合わせることができる」、「この時間はこの作業をすれば仕事や企画が早く進む」といったように意外な組み合わせで業務効率化を目指すこともできるため、無駄な作業に着目し、始められそうな部分から推進していきましょう。

 

今までのやり方や環境を変える

無駄な作業を見つけ、改善案を出すことができたのであれば実際に導入します。ここでは作業効率化を行うにあたって見直しやすい事例などをご紹介します。

 

ペーパーレス化及びシステムを導入して効率化する

ペーパーレスとは紙による業務をなくすことです。データ上でやり取りを行うことによって、書類の不備も減らすことができます。そして全員がアクセスできるため、仕事の引き継ぎや教育しやすくなります。単純にオフィスで書類やファックスなどを利用する人間が少なくなり、わざわざコピー機に並ぶ無駄な時間が無くなるのです。また、自動検出プログラムやデータ入力システムなどを導入することによって、無駄な作業は無くなります。「会議などではipadなどで共有する」、「名刺管理システムを導入し、アナログで管理していたものをデータ化する」など、誰もが共有しやすい環境を整えることが大切です。すぐに始められそうな例として、データ化を行うことが出来るのは「会議資料」「メールトラッキング機能」「スケジューリング」「交通費の精算」などが有名です。

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残業の廃止

残業の廃止は企業側、社員側にとって双方にメリットがあります。人間は一度時間という締め切りを与えることによって脳の使い方を変化させるという特性を持っています。もちろんそのための作業効率化を行うことは大切ですが、無駄な残業を減らすということを目標に、業務効率化を目指すと社員からも喜ばれるはずです。

 

ツールの導入・外注への依頼

単純作業や専門分野業務などが必要になった場合、正社員として専属を雇うのではなく、外注への依頼を行なった方が結果的にコストや効率化を狙うことができます。クラウドソーシングは多くの企業が利用しており、プログラミングやアプリの開発、営業代行やデータ入力なども多く応募されています。50000社以上が使用している、株式会社サイボウズの業務効率化ツール「kinotone」や、会議での内容を登録することのできる「GIJI」などが有名ですね。画一的な作業はツールで行い、業務によって細かい指示が必要な場合はアウトソーシングを行うなど、用途に合わせた使い方がより効率的です。

 

部署を変える・人員カット

希望した部署にいてもその社員が能力をきちんと発揮できているかどうかは分かりません。そのため、社員の得意不得意に合わせた人事などを決めることによって生産効率もアップします。また、リテラシーのない社員などを見直す機会ともなるため、業務効率を改善するには人事部も大きなカギを握ってきますね。

 

積極的に日々の改善を行う

一度やったから終わりではなく、業務効率化は日々の観察や社員の声なども参考にしなければなりません。一度やって効果が出たことに満足せず、さらなる業務効率化を目指すことによって、徹底した無駄排除が可能となるのです。

 

業務効率化を行なった様々な会社事例

それでは厚生労働省の資料を元に、業務効率化を行なった会社の例を見ていきましょう。

運送業

ノー残業デー制度を取り入れて、気兼ねなく定時に帰宅することが可能になりました。

 

各自が毎週1日ノー残業デーを設定

「今日はノー残業デーなので」と、気まずい思いをすることなく定時で帰りやすくなることを期待して、制度を取り入れた例です。この企業ではあらかじめ職場の全員が共通のファイルに各自のノー残業デーを記入し、お互いに確認できる仕組みとすることによって、ノー残業デーの設定の重複を避けるなど業務に支障が出ないような調整を各自で行えるようにしたとのことです。

 

食料品製造業

トヨタ生産方式で時間外労働の削減へ。

 

残業の事前申請制度の導入と実施状況の管理

“時間外労働削減につながる業務の効率化を図るため、トヨタ生産方式の導入を進め、「ムダ排除」という考え方に基づき、工程で問題の見える化を行い、作業改善を継続していくことで、収益改善の見込みを行なっている。”

引用元:厚生労働省 企業における取組事例

 

まとめ

いかがでしたか?業務効率化を目指すことによって企業はもちろんですが社員にとってもメリットは大きいため、まずは軽い気持ちで「時間を取られがちな仕事内容があるのか?」について聞いてみましょう。

会社は周りの状況によって変わっていきます。もちろんそれに合わせて社内状況や業務も拡大するでしょう。働き方を一度に決めてしまうのではなく、会社や商材などに合わせた業務効率化の改善を目指してくださいね。

 

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