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事務作業を効率化するためには 見直したいポイント

健康経営ノウハウブログ編集部
2018/11/02 9:00:00

前任者から引き継いだ事務作業は、すでに仕組みが出来上がっていることが多いものです。適宜アップデートすることはあっても、仕組み自体を見直したり流れを変えたりすることは少ないかもしれません。しかし、普段何気なくこなしている事務作業の中にこそ、効率化を妨げる無駄な作業がひそんでいる可能性があります。
売上に直接関係する業務だけでなく、管理や事務などの作業についても、効率化を意識するのはとても大切なことです。煩雑な業務を効率化することで、無駄な残業費や電気代などのコストダウンを図ることもできるでしょう。

ここでは、事務作業の効率化を図る方法について、詳しくご紹介します。メーカーなどの製造業だけでなく、オフィスや店舗など、どんな職場でも応用できますので、日々の仕事に取り入れてみてください。

 

本当に必要な業務なのかを見極めよう

前任者から事務作業の引継ぎを受けるときは、仕事の流れだけを教わることが多く、「なぜこの作業をするのか」という目的までは、明確にされないことがほとんどです。目的があいまいな場合無駄な作業が生まれることが多く、いつのまにか作業が習慣化してしまい、止めることができないというケースも多数存在します。「一度この作業を止めてみよう」などと試してみることもなく、「前任者もずっとそうしてきたから」という理由で、継続している人も多いかもしれません。

オフィス内の整理整頓ができていないために、無駄な作業が生まれているケースも多くあります。探しものに時間がかかったり、ストックがあるのを知らずに、同じものをまた購入してしまったりということはありませんか?事務作業を効率的に進めるには、必要なものをすぐに取り出せる、見つけることができる環境作りを行うことが大切です。

事務作業の効率化を行うには、まず無駄に気づくことが必要です。その上で、無駄をなくすための着眼点を意識しながら、本当に必要な業務なのかを見極めていきましょう。

 

事務作業の効率化を図る方法

事務作業を効率化するには、まず業務の流れを抑えましょう。作業フローを図にして内容をリストアップし、項目毎に改善案を考えます。

ミスや無駄な作業が生じる背景には、担当者によって事務処理の方法が違う、チェック機能が働いていない、例外的な処理が頻繁にあるなどの要因があります。無駄な事務作業を減らして効率的に業務を進めるために、次のような方法を試してみましょう。 business_207

作業手順を変えてみる

作業の工程順序を変えることで、時間の無駄を大幅に減らせる可能性があります。慣習や思い込みにとらわれず、これまでの作業の見直しを行ってみましょう。

具体的には、A、B、Cの順序で行っていた作業をB、A、Cの順にすることで、より効率化できるかどうかを検討します。作業フローや1日のスケジュール、月間スケジュールなども見直してみましょう。作業手順を変えることで、必要のないステップが見つかるかもしれません。

最後に行なっていた作業を最初に行うことで、手間のかかっていた処理がぐっとラクになることもあります。例えば、掃除を床からしていた場合、床からではなくほこりが下に落ちやすいテレビや棚の上から先に行うことで、より効率的に部屋をきれいにすることができるでしょう。2つの仕事に対し、順序を変更してみることで、改善をすすめられないか考えてみましょう。

1日の最後に行っていたミーティングを朝の通常業務開始前に行うことで、スタッフの意識に変化が生まれた事例もあります。それまではダラダラと会議をして残業も発生していましたが、朝であれば通常業務を会議の後に控えているため、会議を速やかに進行できるようになったというケースです。

業務の順序を変更することで、スタッフの意識改善につなげることもできた事例といえるでしょう。

 

まとめられそうな作業はまとめる

事務作業の項目をリストアップした際に、同じような作業がないかどうか、作業の重複を見つけてみましょう。入力作業やメール処理など、似ている業務はありませんか?何度もメールボックスをチェックしたり、ソフトを立ち上げたりすると、それだけでタイムロスが生まれてしまいます。まとめられそうな作業があれば、一緒に進めることで無駄を省くことができるでしょう。同じような種類のタスクがあれば、まとめて一度に処理することを心がけましょう。

他のスタッフや他の部署が行なっている業務を理解し、縦割り構造をなくして複数の処理をまとめることで、作業の効率化につなげることができたケースもあります。この事例では、もともとカテゴリーごとに違う担当者が発注作業を行っていたという背景がありました。

 

しかし、話し合いを行い発注に関わるすべての作業を1人で行うようにしたところ、業務がぐっと効率的になり時間の短縮に成功しています。部署の垣根を越えて現場スタッフが話し合いを行うことで、アイデアが生まれ、業務の効率化に成功できる可能性もあります。

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必要ない業務は止めてみる

職場内で、日頃から無駄だと感じている作業はありませんか?そのような作業があればリストアップし、一度思い切って止めてみてください。作業を止めても業務に支障が出ないのであれば、その作業は不要であるといえます。

「生産性を高めたい」「売上を伸ばしたい」などと考えているときは、どうしても作業を増やしてしまいがちになります。しかし、それぞれの業務の目的を確認した上で、不要と思える作業は止めてみることが大切です。

歴史の長い企業や、長い間取り組んでいる業務の中には、不要な作業がたくさんある可能性があります。当時は必要だったけれど現在ではやらなくても問題のないものや、以前の上司が判断して定めた業務、いつのまにか慣例になってしまった業務などもあるかもしれません。ストップするかどうか判断に迷った場合は、業務の目的や、誰にとって必要なのかを再考してみましょう。

 

例えば、1日の終わりに必ず日報を作成しているのであれば、内容の必要性を検討し、不要な項目を削除してみてはいかがでしょうか。

上長が毎日必ず目を通すものでなければ、日報の作成を週1回のみにして項目も大幅にカットすることで、無駄な時間を減らせる可能性があります。日報を作成するのに毎日30分ほどかかってしまうのであれば、このような改善を行うことで、月10時間かかっていた作業を1時間に減らすことができます。

必要な作業は続けるべきですが、自動化や新しい技術の導入などで不要になる作業もありますので、定期的に作業の内容を細分化して洗い出し、不要な作業ではないか検討してみましょう。

 

業務を簡素化できないか考えてみる

日々の事務作業をもっとシンプルにできないか考えてみましょう。必要以上に丁寧に行ったり、体裁にこだわりすぎたりしている業務はありませんか。「シンプルに行っても、同じ成果を出せるかどうか」をチェックしながら、簡素化できる業務を見つけていきましょう。

業務を簡素化することで、仕事にかかる時間を短縮できるだけでなく、精神的及び肉体的な負担を減らすことができます。クラウドサービスなどの新しい技術を取り入れることも、業務の簡素化の手助けとなるでしょう。

例えばメールで行っている報告や連絡があれば、スマートフォンアプリのLINEなどのチャットツールを活用することで、コミュニケーションを簡素化できる可能性があります。チャットツールでのやりとりであれば、体裁にこだわらずよりスピーディーな情報共有を行うことができるでしょう。

見積書や納品書など社内で使用しているフォーマットにばらつきがあるのであれば、テンプレートを用意して、全ての資料を標準化してみてはいかがでしょうか。スタッフの書類作成にかかる時間を短縮できるだけでなく、フォーマットを統一化することで、上長によるチェックもスムーズに行うことができるでしょう。 business_208

目標を決めて業務に取り組む

事務作業を効率的に行うための最後の方法は、「目標を決めて業務を行うこと」です。例えば「メールチェックは30分で終わらせる」など、自分なりの目標を定めることで、モチベーションが高まり事務作業をぐっと効率的に行うことができます。 日々の業務の中で、ちょっとした目標を定めて仕事に挑むことで、作業にメリハリをつけることができ、自然に集中力もアップすることでしょう。

まとめ

事務作業は仕組みができあがっているものを引き継ぐことが多く、流れを見直したり変えたりすることは少ないものです。しかし、毎日の事務作業の中にも無駄な作業が潜んでいる可能性があり、それらを洗い出して改善することが大切です。無駄な残業費や電気代をカットするなど、会社の利益につなげることもできるでしょう。

事務作業を効率的に行うには、それが本当に必要な業務なのか見極めることが重要です。業務の流れをとらえ、作業手順を変える、まとめられそうな作業はまとめるなどの方法で、作業の効率化を試してみましょう。

作業の効率化は終わりのあるものではなく、そのときは最善の方法だったとしても、3年後には効率の悪いフローになっている可能性もあります。どんな方法が最適なのかは、環境や状況によって変化していくものですので、定期的に事務作業の見直しを行い、その時の状況に合った方法で業務の改善を行いましょう。

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