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コミュニケーション能力を向上させて組織を活性化させよう

健康経営ノウハウブログ編集部
2018/11/15 10:30:00

意見の交換が頻繁ではなく、どこか風通しの悪い職場環境。そんな環境を変えて組織を活性化したい。でも、どうしたら良いか分からない。そんな時は、一人ひとりのコミュニケーション能力の向上を考えてみるのはどうでしょうか?コミュニケーションが活発になれば自然と組織は活性化していきます。コミュニケーション能力を向上させる具体的な方法や、組織が活性化することで得られるメリットを解説していきます。

 

日常生活からコミュニケーション能力の向上を目指す

コミュニケーション能力はそれが苦手な人であっても、意識して努力することで向上させることが出来る能力であり技術です。コミュニケーション能力が高いと思われる人は、意識的か無意識かは分かりませんが、日常的に能力が向上することを行っています。では、実際にどのようにしてコミュニケーション能力の向上を考えていけば良いのでしょう?その方法をご紹介します。

 

毎日多くの人と会話をする

習うより慣れよと言いますが、コミュニケーション能力が高い人は日頃から多くの人と会話を楽しんでいます。ただ、多くの人に声をかけるだけではなく、技法の習得のために意識的に会話の機会を設定するなど、段階的に慣らしながら行っていきましょう。多くの人と会話できるようになれば自然と話題の幅も広がっていき、それも自信となってどんどん会話することが出来るようになっていきます。毎日の積み重ねが重要です。

 

会議などで発言を求める

会議などの職場での集まりで積極的に発言することは難しいと感じる人もいるかもしれません。取引相手や上司など、その場で力を持っている人の顔色や空気感を推しはかりながら発言をしないと非常に面倒なことにもなりかねません。そうだとしても、ずっと黙っているのも良くありません。積極的に発言しながらも、相手の機嫌を損ねないようにするには「オウム返し」という手も有効です。バックトラッキングなどとも言われる心理学のテクニックです。

相手が言ったこと、話をしっかりと聞いていますよというアピールをする効果があり、同時に会議の場で発言していることにもなります。オウム返しは相手が感情を込めて言った発言を汲み取って使うのが効果的です。

例えば、相手が「凄いと思うだろう」という感じで発言をした場合は、「凄いですね」から発言を開始すると良いです。その後の意見が、例え相手にとって否定的な内容であっても、相手は自分の発言を理解した上で否定しているんだな。と思ってくれるので場の空気が壊れにくくなります。

相手の意見に対して「でも」「だって」「ですが」「しかし」などから入るとダメです。会議などではこの接頭語から発言を始める人が多いですが、これをしてしまうと場の空気が悪くなるだけです。

会議だから新しい意見や、独自の意見を言わなければと思えば思うほど発言は出来なくなります。まずは、オウム返しを使って、他の人の意見を利用しながら会議などで発言するという行為に慣れていきましょう。それに慣れてきたら、徐々に自分の意見を発言して行くようにすれば良いのです。 business_231

話の内容は具体的に話す

オチの無い話や結局何が言いたかったのか分からない話を聞きたいと思いますか?具体的でない話というのは話している本人は満足していても、相手には不快になります。会話はコミュニケーションですから、相手を不快にさせては元も子もありません。

話の内容を具体的にすることは練習することで上達できる技術の1つです。話を始める前に、その話の要点を整理するクセをつけましょう。最初の内は頭の中で行うのは難しいかも知れませんから、紙に書き出してみたりしても良いでしょう。

論理的に要点を抜き出しまとめて、それを話すというクセをつければ、話ながら同時進行でこれを行うことが出来るようになります。また、頭の中でしっかりと映像をイメージすることや結論から先に話してみたり、具体的な数字を交えて話してみるのも有効です。

 

質問を深堀りしてみる

1つの質問をして1つの答えが返ってきて終了ではもったいないです。せっかく質問と言うコミュニケーションのチャンスがあるのですから、相手の知識を全て引き出すぐらいの気持ちでどんどん聞きましょう。

さらに、その質問内容が相手の好きな事や得意分野であればなお良しです。人は話を聞いてもらった相手に対して、食事を奢ってもらったり、お金をもらったのと同等程度の感謝の気持ちを持ちます。それだけ、人に話を聞いてもらうと言うことは快感なのです。

相手の好きな事や得意なことで質問をして、ただ黙って相槌を打っているだけこれほどの好感を与えられるのですから、質問をする時は深堀して聞いていきましょう。可能であれば「なぜそうしたのか」「その時どう思ったか」などと聞き返してみるとさらに話が広がります。

 

セミナーや講習会に参加する

コミュニケーションセミナーや講習会に参加する人は、コミュニケーション能力を向上させたい、組織の活性化を推進したいなど、同じような悩みや志を抱えている人が参加している可能性が非常に高いです。そのため、共通認識や共感する部分も多く、必然的に会話が広がりやすくなります。同時に最低限のビジネスマナーや上手く話すためのコツなどのスキルも教えてもらえるので一石二鳥となる場合もあります。

 

食事会に行く

食事会や飲み会は基本的には面倒なものですが、その場だからこそ得られる情報や相手の心理状態というものが存在するのも事実です。食事会の場合は昼間の方がおすすめで、これはランチョンテクニックという心理の働きを利用するのに適しているからです。人間の脳には「連合の原理」と言われるものがあります。本来、会議と昼食は別物ですが、楽しい昼食をしながら会議をした場合、連合の原理が働くと「楽しい会議をした」という風に認識されるというものです。

つまり、楽しい食事や飲み会の場で会話をした人は、その人が本当はそこまでコミュニケーション能力が高くなくても「楽しい人」と認識される確率が高くなるということです。錯覚のようなものですが、良い印象を持ってもらえれば、次に繋がりますから大事な要素です。

ただし、食事会や飲み会自体が楽しくなかった場合は逆効果になりますから、手早く撤収しましょう。 business_3

イベントや交流会に参加する

これはセミナーと食事会の両面を持ったものです。共通の趣味や趣向を持っている人が集まりやすく、相手もコミュニケーションを取ることを前提として参加しているので、話しかけるという最初のハードルもクリアしやすいです。食事やお酒などが提供されることも多いですから、その場が楽しければ連合の原理にも期待できます。まずは自分が興味のある分野のイベントや交流会に参加して慣れていきましょう。

慣れてきたら少し興味がある分野や、可能なら全く興味のない分野に参加してみるのも面白いです。新たな発見に繋がることも少なくないでしょう。

 

幅広く話題を集める

知識や話題が豊富な人は話をしていて面白と感じませんか?そう感じているのであれば、そういう人になれるように練習しましょう。今の時代、話題を収集する手段は豊富にあります。テレビや雑誌などの昔からある情報媒体も良いですし、ネット環境と端末を使えばあらゆる情報に瞬時にアクセスできます。これだけ情報が溢れている時代ですから、受動的ではなく能動的に情報を取りに行きましょう。ニュースアプリを使ったり、情報通な人のメルマガに登録したり。論文だって手軽に読むことができますから、この恵まれた環境を十分に利用して、話の引き出しの多い人になりましょう。

しかし注意も必要です。話題を集めて知識を得るとどうしてもそれを人に話したくなるものです。これが行き過ぎると知識をひけらかす、うっとうしい人になってしまいます。また、正しい情報であるか気をつけることも必要です。

相手に聞かれたことはどんな内容に対してもスマートにその答えを返す。そのために話題や知識は使いましょう。

 

挑戦し経験を積む

挑戦して経験したことは、他の誰でもないあなただけの財産です。話をする側は情景が頭に浮かんでいる状態で話すので、具体的で真に迫った話になり自然と人を惹きつける話になりやすいです。そうしたオリジナルの面白い話が多ければ、相手が話を求めてくるので自然とコミュニケーションの機会が増えます。なにも突飛な挑戦である必要はありません。自分の出来る範囲で少しずつでも新たな事に挑戦していくようにしてみましょう。

 

お礼の気持ちはしっかり伝える

色々とコミュニケーション能力を高めるための方法があることは分かった。分かったけど、やっぱりどれも自分には難しく感じてしまうという人もいるでしょう。そんな場合は、このお礼の気持ちはしっかりと伝えるということだけでも始めてみましょう。会話の相手は人です。人と人とのコミュニケーションの基本であり奥義とも言えるのは、挨拶とお礼です。お礼を言われて嫌な気分になる人はそう多くはないでしょう。

また、感謝の気持ちというのは恥ずかしさも相まって、なかなか口に出せない人も少なくありません。そのため、これがしっかりと出来るだけで出来ない人との差別化が図れます。

どんなコミュニケーションテクニックよりも、これ1つがしっかり出来る方が重要かもしれません。

 

ツールを使用してコミュニケーション活性化に役立てよう

コミュニケーションを取るためのツールは年々便利になっています。仕事でもプライベートでも、その進歩は顕著です。従来のメールなどに比べると双方向でのやり取りや導入が容易で、使い方も簡単になっているので利用頻度の向上も見込めます。効率を重視される面も多い仕事の場においては、これらのツールをいかに活かすことが出来るかどうかも、コミュニケーション能力の1つと言えます。

 

社内チャットツールをこまめにチェックする

チャットツールはプライベートでの利用も多いため慣れている人も多く、導入して利用する際のハードルが低いことが魅力の1つです。

しかし利用しやすいからと言って、マナーを守らないで良いということではありません。特に仕事の場においては返事が遅かったり、既読スルーなどにはプライベート以上に気を付ける必要があります。

仕事のことなどで連絡をしたのに、いつまで経っても返事がない。返事が遅い人は仕事も遅い人と思われてしまう場合がありますし、円滑に業務を進める上でも返事が遅いことは良くありません。こまめにチェックしたり、きちんと通知が来るように設定をして、出来るだけ素早い返事を心がけた方が良いです。 business_143

社内SNSを利用しよう

SNSは無料で利用できるサービスも多いため導入コストが掛からず、手軽に始めることが出来るところが魅力です。どのツールでなければダメということはありませんが、何のために社内SNSを運用するのかという目的は明確にしておくことが重要です。使う人は使うけど、使わない人は全然使わないなど個人差も出やすいですから、しっかりとルールを決めて利用することが大切です。いきなり社内全体で利用を開始せず、一部の部署で試験的に導入してみるのも手です。

 

社内ブログを確認しよう

社内ブログは写真や会社のお知らせなどを簡単に掲載することがるツールです。コメント機能を利用すれば双方向でのメッセージのやり取りも可能です。過去記事の検索やRSS化による利便性の向上も簡単です。書き手と読み手がやり取りの出来る、新しい形の社内報という捉え方も出来ます。普段はあまり交流のない上司や違う部署の人たちとのコミュニケーションの場としても期待できます。

 

ビデオ会議を利用する

働き方が多様になってきている昨今では、在宅や遠方、海外で業務を行う人も徐々に増えてきています。そんな人たちとコミュニケーションを取る際に、メールや電話でも良いですが相手の顔を見て話がしたいという人もいるでしょう。そんな時はビデオ会議の導入を検討してみましょう。どこに居てもツール1つで顔を見ながらの会議が出来るというのは非常に魅力的です。

 

文書管理ツールを使用する

文書を紙媒体のまま管理すると、探すのに手間が掛かったり場所を取ったりして何かと面倒です。そうした面倒は円滑なコミュニケーションを妨げる一因になる場合もあります。文書管理ツールを使用すれば、これらの問題は解決する上に共同作業が容易になったり万が一データが消失した場合でも復元できる可能性があったりと、いくつもメリットがあります。今までの紙媒体のものをデータ化するのに手間が掛かったり、システムの使い方を覚える必要はありますが、導入を検討して損はないツールの1つです。

 

組織の活性化で得られるメリットとは?

ここまででどの様にすればコミュニケーション能力の向上をすることが出来るか、それを活性化するために便利なツールは何かを考えてきました。

では実際にコミュニケーション能力が上がり、組織が活性化することで得られるメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

 

生産性が上がる

仕事をする上で報連相は大事です。コミュニケーションが活発に行われ、それぞれの仕事の進捗状況や問題点が分かれば、仕事の分担や改善方法の模索などあらゆる面で効率が良くなり生産性の向上に期待できます。

 

働きやすい企業になる

活発なコミュニケーションは良好な人間関係の構築に必要不可欠です。しっかりと意見を出し合える環境であれば風通しも良くなり、ストレスをため込まない働きやすい企業になります。

 

社員一人ひとりのモチベーションが高くなる

自分の意見を言えて、それが良いものであれば採用される環境であれば、自ずと切磋琢磨するようになるのでモチベーション高く仕事に取り組むことが出来ます。

 

社員の離職率が下がる

働きやすくモチベーション高く仕事することが出来る環境であれば、必然的に離職率も低下します。やりがいのある職場をわざわざ離れていく人は少ないでしょう。

 

顧客との信頼関係を築きやすくなる

仕事は自社だけで行う場合もありますが、多くの場合は取引先など相手が存在します。そうした人たちと関わる時にコミュニケーションが上手く行かなければ、仕事の精度が高くても評価が低くなってしまうこともあります。これは何も営業職に限った話ではありません。同じ仕事のクオリティであれば、コミュニケーションが上手い方と取引したいと思うのは必然です。

技術や価格面で差別化を図るのことは急には難しいですが、コミュニケーション、とりわけ挨拶やお礼をしっかりと行うことは、その気になればすぐに出来ます。簡単に出来て効果が高い、非常に有用な手法です。

 

個人の能力が向上する

朱に交われば赤くなるというように、人は属している環境によってその人間性も変化していきます。活発なコミュニケーションの行われる、活性化した組織の中で仕事をしていれば、自ずとその環境に合わせて能力が向上していきます。そうして向上した能力は仕事だけでなくプライベートでも活かされ、それがまた仕事でも活かされていくという好循環が生まれます。

 

まとめ

人間はコミュニケーションの動物とも言われます。それほどまでにコミュニケーション能力が生活に与える影響は大きいものであるということです。コミュニケーション能力は技能でもあるので、練習をすることで上達することが出来ます。さらにそのほとんどが多額の資金を必要としないものばかりですから、すぐにでも始めることが可能です。

仕事においても社員一人ひとりがコミュニケーション能力の向上を図ることで、組織が活性化し職場環境や仕事の能率改善にも繋がります。向上させることに何のデメリットもないので、ぜひコミュニケーション能力の向上を目指しましょう。

また、コミュニケーションの円滑化を促進するためのツールも豊富で、安価に用意されていますから、これらのツールも上手く導入して運用していきましょう。

 

 




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